3 правила деловой переписки, которые помогут общаться в мессенджере
Рассказываем, как эффективно переписываться по рабочим вопросам в личных и групповых чатах.
16.10.2024
Деловое общение в мессенджерах уже стало нормой. Здесь можно быстрее получить ответ на вопрос, а ещё не нужно каждый раз добавлять формальное обращение и подпись как в электронной почте. Но при всём удобстве в мессенджерах есть свой этикет. В статье расскажем, как должен выглядеть рабочий аккаунт и какие существуют правила коммуникации в чатах.
Понятно оформите профиль
Чтобы коллеги могли быстро найти вас в списке контактов и сразу понимали, кто им пишет, лучше указать настоящее имя и фамилию. Если в профиле будет написано не Светлана Иванова, а Svetik007, понадобится время, чтобы сориентироваться, от кого пришло сообщение. А если вы пишете человеку впервые, он и вовсе может насторожиться, когда увидит странный ник.
Аватар тоже играет важную роль: например, кадры со спины или мемы выглядят непрофессионально. Нужно, чтобы на фото профиля хорошо было видно ваше лицо. Это поможет сформировать доверие у собеседников, особенно если общение проходит только в формате переписки, а не созвонов или очных встреч.
Можно сделать отдельный рабочий аккаунт в том мессенджере, которым пользуется ваша команда. Так вы чётко разграничите личное и рабочее общение: сможете оформить профиль для переписки с друзьями и близкими, как захотите, а профессиональный будет выглядеть так, как нужно.
Если сотрудники компании общаются в корпоративном мессенджере, всё ещё проще. Например, в онлайн-офисе Яндекс 360 для бизнеса для каждого специалиста создаётся единый рабочий профиль. В нём указываются не только корректные имя и фамилия, но и должность. Эти данные автоматически отображаются в Яндекс Мессенджере.
Пишите по делу и с заботой о собеседниках
Если вы открыли пустой чат и обращаетесь к человеку впервые, для начала представьтесь. Объясните коротко, кто вы, чем занимаетесь в компании и откуда у вас этот контакт. Тогда коллега сразу поймёт вводные. Только потом переходите к сути — задайте вопрос или расскажите о задаче.
Желательно подать всю информацию в одном сообщении и разбить текст на смысловые абзацы, чтобы его было проще читать. Но не стоит отравлять друг за другом пять коротких сообщений: вряд ли собеседник оценит, если его телефон будет разрываться от уведомлений.
Если вы уже писали коллеге, поприветствуйте его и погрузите в контекст. Помните, что это рабочая коммуникация, поэтому не стоит тратить время на «вежливые» вопросы «Как дела?» или «Занята?». Эффективнее будет, если вы лаконично сформулируете просьбу или вопрос в первом же сообщении.
Когда делитесь файлами или ссылками, подписывайте их. Допустим, укажите, что в прикреплённом архиве готовые макеты, а по ссылке — дополнительная информация от заказчика.
Бывают сложные задачи, для решения которых нужно привлечь несколько специалистов или заложить много времени, — их неудобно постоянно обсуждать в мессенджере. В таком случае лучше сразу перенести процесс в таск-трекер. Вся информация будет собрана на одной странице, а участники смогут отслеживать прогресс и не забудут про дедлайны.
Если общаетесь в групповом чате, пишите строго по его тематике. Например, не стоит в переписке по проекту «Новый дизайн сайта» обсуждать детали задачи «Креативы для рекламной кампании». Коллеги могут запутаться и наделать ошибок в разных работах.
Когда хотите задать вопрос или обратиться к конкретному специалисту, отметьте его аккаунт. Так он быстрее увидит сообщение и не потеряет его в общем потоке. А если нужно вовлечь в обсуждение нескольких участников чата, можно создать отдельный тред. Например, в Яндекс Мессенджере тред легко начать из любого сообщения, а пользователи могут подписаться на него, чтобы ничего не упустить.
После важных обсуждений резюмируйте их в 2–3 предложениях. Тогда остальным людям в чате не придётся перечитывать все сообщения выше, чтобы найти нужную информацию.
Соблюдайте личные границы коллег
Вряд ли кто-то будет рад сообщению «СРОЧНО!» в рабочем чате, когда на часах 22:00. Чтобы никого не раздражать, помните о базовых правилах.
Старайтесь не писать в нерабочее время. Не стоит закидывать коллег вопросами по вечерам в будни и в выходные. Это уместно, только если вы заранее обсудили исключение: например, договорились с дизайнером доделать макеты в субботу, потому что в понедельник их уже нужно показать клиенту.
В остальных случаях лучше воспользоваться функцией отложенной отправки. Можно настроить её на утро, чтобы начать новый рабочий день с решения конкретного вопроса.
Отправляйте голосовые в крайнем случае и с разрешения. Аудиоформат — неудобный вариант для делового общения. Во-первых, собеседник не сможет прослушать голосовое, если рядом нет наушников. Во-вторых, это часто отнимает больше времени, чем чтение текстовых сообщений.
Если всё-таки нужно записать голосовое, уточните у коллеги, не против ли он. В аудио старайтесь структурировать мысли и говорить чётко, чтобы можно было сделать понятную расшифровку. Например, Яндекс Мессенджер транскрибирует голосовые до 10 минут.
Если информации много, разделите её на несколько коротких голосовых и перед каждым пропишите, о чём пойдёт речь. Тогда собеседник быстрее сориентируется и сможет позже пересмотреть расшифровку того, что ему нужно вспомнить.
Не звоните в мессенджере без договорённости. Иногда удобно собрать звонок там же, где только что переписывались, чтобы быстро обсудить задачу и вернуться к рабочим делам. Но не стоит звонить без предупреждения. Нужно сообщить о созвоне в чате и уточнить у участников, согласны ли они подключиться к беседе в таком формате.
Не игнорируйте знаки, что коллега не на связи. Если сотрудник ушёл в отпуск или на больничный, он может временно поставить специальную аватарку с датами. В Яндекс Мессенджере на такие случаи есть статусы: «Нет на месте», «Не беспокоить» или «Отвечу позже». Не нужно настойчиво писать, если человек не на связи, — достаточно отправить одно сообщение и попросить связаться с вами, когда будет возможность.
Чек-лист: что нужно помнить про этикет общения в мессенджерах
Деловое общение в мессенджере допускает менее официальный стиль, но правила всё равно есть:
- Понятно оформите рабочий аккаунт: поставьте на аватар свою фотографию, на которой хорошо видно лицо, и пропишите в профиле настоящие имя и фамилию.
- Если пишете в личный чат коллеге впервые, не забудьте представиться и сказать, как нашли его контакт. Если вы уже общались, переходите к вопросу или просьбе сразу. Формулируйте мысли чётко, а файлы и ссылки подписывайте.
- В групповых чатах используйте теги, треды и реакции. Они помогут сохранить порядок в обсуждениях.
- Сообщений в нерабочее время, голосовых и внезапных звонков в мессенджере стоит избегать. Если в этом есть острая необходимость, предупредите коллег и сначала получите их согласие на такое общение.
- Не игнорируйте предупреждения, что сотрудник взял отпуск или больничный. Обычно на это время человек меняет фото профиля или ставит статус «Нет на месте».
