Что такое комплаенс и почему он важен для бизнеса

Компании и их сотрудники обязательно должны подчиняться законодательству и внутреннему распорядку. Нарушения влекут за собой серьёзные проблемы для бизнеса. Чтобы этого не случилось, компании стремятся соблюдать комплаенс — соответствие законам и правилам. Рассказываем, что означает этот термин, как выстроить систему комплаенса в бизнесе и кто может с этим помочь.

Что такое комплаенс

Термин «комплаенс» происходит от английского слова compliance, оно означает «соответствие, согласие». Это понятие недавно пришло с Запада и уже прижилось в российском бизнесе.

Комплаенс — это система мер и условий, благодаря которым компания и её сотрудники осуществляют свою деятельность в рамках закона, общественных норм и локальных правовых актов. Он бывает корпоративным и нормативным.

Нормативный — это соответствие законам страны. Например, маркетолог размещает рекламу в соцсетях и маркирует её по правилам, которые изложены в законе о рекламе, — он соблюдает комплаенс. Клиника берёт с пациентов письменное согласие об обработке персональных данных — это тоже соблюдение комплаенса.

Корпоративный — внутренние политики и кодексы, которые опираются на принципы и ценности компании. Например, косметический бренд поддерживает принцип этичного производства и не покупает сырьё у производителей, которые используют детский труд. В этом случае комплаенс соблюдён.

Зачем нужен комплаенс

Есть много законодательных и локальных нормативных актов, которые регулируют производство, торговлю, рекламу, предоставление услуг, трудовые отношения. При несоблюдении этих законов бизнес гарантированно несёт потери.

Что может потерять компания:

• Репутацию. Бизнес или сотрудник, нарушивший закон, автоматически считается неблагонадёжным. То же самое — нарушение корпоративного комплаенса. Это не преступление, но такие действия подрывают доверие клиентов и сотрудников.
• Деньги. Штрафы, аннулирование контрактов, отказ в субсидировании и инвестициях — всё это ощутимо бьёт по бюджету. Потерять деньги можно и из-за проблем с репутацией — в этом случае трудно вернуть доверие инвесторов, партнёров и покупателей.
• Людей. Нормы противопожарной, производственной, антитеррористической безопасности нужны для того, чтобы сохранить жизнь и здоровье сотрудников и клиентов.
• Право на осуществление деятельности. При некоторых особо серьёзных нарушениях суд может ликвидировать компанию, отобрать лицензию, исключить из реестра.

Возможность таких потерь называется комплаенс-риском. Важно знать о таких рисках заранее и принимать все меры для того, чтобы избежать нарушений.

Соблюдение комплаенса и уважение к законам даёт бизнесу следующие преимущества:

• Соискатели охотно идут работать в компанию, которая действует согласно своим ценностям и старается обеспечить безопасность и благополучие персонала.
• Клиенты остаются верными компании, которая не нарушает закон и, следовательно, не обманывает их.
• Инвесторы и партнёры знают, что сотрудничество с такой компанией будет прозрачным и не испортит их репутацию.
• Сам бизнес не будет страдать из-за штрафов и блокировок, защитит себя от неправомерных действий.

Читайте: Что такое интеллектуальная собственность и как её защищать

Какие есть виды комплаенса

Есть разные виды комплаенса в зависимости от сферы деятельности компании и рисков, к которым приводит несоблюдение законодательства и других правил.

• Антикоррупционный комплаенс — это комплекс мер и правил, которые противостоят коррупции и отмыванию денег. Например, существуют правила дарения подарков сотрудникам — покупка подарков оформляется официально через бухгалтерию, а потраченная на них сумма не превышает трёх тысяч рублей.
• Финансовый комплаенс — он необходим для защиты счетов, переводов и вкладов от злоумышленников. Например, если клиент банка хочет закрыть вклад и перевести деньги на счёт, по правилам он должен лично явиться в филиал банка и представить паспорт. Финансовый комплаенс также поддерживает прозрачность таких операций, как покупка ценных бумаг или акций.
• Комплаенс в сфере защиты персональных данных — эти меры нужны для защиты персональных данных сотрудников, партнёров и клиентов. Компании берут согласие на обработку персональных данных и следят за соблюдением информационной безопасности, чтобы соблюсти комплаенс.
• Антимонопольный комплаенс — он нужен, чтобы поддерживать здоровую рыночную конкуренцию. Это защищает рынок и его участников от демпинга, неоправданного завышения цен, образования картелей и ограничений доступа к сырью.
• Охрана труда и промышленная безопасность — этот вид комплаенса нужен, чтобы минимизировать риск аварий, производственных травм, пожаров и других опасных для жизни и здоровья происшествий. Соблюдение этого комплаенса особенно важно для опасного производства.
• Экологический комплаенс — он направлен на минимизацию вредного воздействия на окружающую среду. Сюда относятся правила утилизации отходов, перевозки и хранения сырья и других веществ, обработки земли, добычи полезных ископаемых и так далее.
• Этический комплаенс — эта категория включает в себя не только государственные законы, но и морально-этические аспекты. Например, это соблюдение деловой этики — отказ от параллельной работы на конкурентов и отсутствие дискриминации при приёме на работу. Существует также этичное ведение бизнеса, когда во главу угла ставится не прибыль, а честное открытое взаимодействие с клиентами, партнёрами и конкурентами.
• Санкционный комплаенс — это соблюдение ограничений, наложенных на страны или сектора экономики. Игнорирование этих ограничений может привести к блокировке счетов, нарушению логистических цепочек и каналов продаж, а также репутационным потерям.

Что такое комплаенс-контроль

Комплаенс-контроль — это проверка соблюдения комплаенса компанией и её представителями. Он нужен, чтобы заранее выявлять и нивелировать риски.

Как осуществляется комплаенс-контроль:

Мониторинг существующих и новых законов. Компания следит за изменениями в законодательстве, чтобы корректировать свои процессы в соответствии с ними. Например, выходит закон о маркировке рекламы — руководство изучает его и внедряет новый процесс, чтобы и дальше продвигать товар в соцсетях и мессенджерах.

Аудит внешних и внутренних процессов компании. Это относится как к новым, так и к устоявшимся процессам. Например, если компания переходит на электронный документооборот, руководители формулируют и распространяют среди сотрудников новые правила информационной безопасности. Далее они следят за соблюдением этих правил.

Взаимодействие с государственными органами контроля. Например, компания обязана регулярно проходить проверки Роспотребнадзора, если работает в сфере общепита или медицины.

Создание инструкций и локальных нормативных актов. Для сотрудников, переходящих на электронный документооборот, составляют политику информационной безопасности.

Обучение сотрудников. Например, компания проводит инструктаж по пожарной безопасности при приёме на работу и не реже одного раза в год для действующих сотрудников. А планы эвакуации и инструкции действий при пожаре находятся в доступе всегда.

Кто может осуществлять комплаенс-контроль:

• комплаенс-консультант или комплаенс-менеджер — свой или приглашённый;
• собственник бизнеса;
• юрист.

Им могут помочь специальные сервисы — виртуальные комплаенс-помощники от банков или ИТ-компаний.

Как внедрить комплаенс в организацию

Если вашей компании необходимо соблюдение комплаенса, это можно внедрить за пять шагов:

1. Проанализировать и приоритизировать риски. Здесь можно изучить риски конкурентов и поучиться на чужих ошибках.
2. Сформулировать правила работы, которые снизят или исключат эти риски. На этом этапе тоже можно опереться на чужой опыт, изучить успешные практики и адаптировать их под себя.
3. Назначить тех, кто будет следить за соблюдением правил. Это могут быть тимлиды, менеджеры по инфобезопасности, на производстве — начальники цехов или старшие инженеры.
4. Обучить всех сотрудников новым правилам, объяснить пользу нововведений. Чем прозрачнее будет процедура внедрения и соблюдения комплаенса, тем быстрее сотрудники примут новые условия.
5. Применять санкции к нарушителям. Это могут быть замечания, выговоры, депремирование и даже увольнение.

Через некоторое время понадобится новый аудит рисков: могут появиться новые законы и изменения в бизнесе. Обычно достаточно ежеквартальной проверки, но если это динамичный и дорогостоящий проект, лучше делать еженедельные ревью.

Частые вопросы

Какие последствия могут быть за несоблюдение комплаенс-требований?

Если компания игнорирует комплаенс-требования, она с большой долей вероятности может столкнуться со следующими проблемами:

• Репутационные потери — такая компания перестаёт быть благонадёжной.
• Бойкот со стороны партнёров и инвесторов — репутация компании влияет и на них в том числе.
• Отток сотрудников и соискателей — люди не чувствуют себя в безопасности, если их работодатель ненадёжен.
• Финансовые растраты — бизнес теряет контракты и прибыль, тратит бюджет на оплату штрафов и судебных издержек.
• Ликвидация — при тяжких нарушениях законодательства суд может вынести решение о ликвидации или приостановке деятельности компании.

Как комплаенс помогает в управлении рисками?

Комплаенс помогает выявить риски, связанные с нарушением законодательства, локальных правовых актов, а также морально-этических норм. Соблюдая комплаенс, бизнес действует в рамках законов, что укрепляет его репутацию, деловые связи и финансовое благополучие.

Кому нужен комплаенс?

Комплаенс необходим компаниям, предпринимателям и рядовым сотрудникам для того, чтобы избегать рисков. Покупатели благодаря комплаенсу получают качественные товары и услуги по приемлемой цене и в разумные сроки.

Что такое комплаенс простыми словами?

Комплаенс — это ряд мер и условий, с помощью которых бизнес осуществляет свою деятельность в рамках закона, деловой этики и морально-этических норм.

Подведём итоги

• Слово «комплаенс» происходит от английского compliance, что означает «соответствие, согласие». Комплаенсом называют систему мер и условий, которые помогают компаниям работать в соответствии с законодательством и корпоративными правилами.
• Соблюдение комплаенса помогает бизнесу сберечь деньги, персонал, репутацию, деловые связи и право на свою деятельность. Соблюдающая закон компания не подвергается штрафам, блокировкам и бойкотированию.
• Существуют разные виды комплаенса: экологический, этический, санкционный, антикоррупционный, финансовый, антимонопольный, охрана персональных данных, охрана труда и промышленная безопасность.
• Комплаенс-контроль — проверка на соблюдение комплаенса. Этим в компании занимаются специалисты по комплаенс-контролю, юристы и собственники бизнеса. Они изучают законодательство и процессы компании, взаимодействуют с государственными органами, создают внутренние инструкции и обучают сотрудников.
• Чтобы внедрить комплаенс-контроль в организацию, нужно изучить риски, создать локальные правовые акты, назначить ответственных за соблюдение правил и обучить сотрудников. Необходимо регулярно мониторить риски и выполнение правил персоналом.