Без микроменеджмента: как зрелая внутренняя коммуникация помогает владельцу управлять бизнесом

Хаос во внутренних коммуникациях может сдерживать рост компании сильнее, чем конкуренция. Потерянные задачи, перегруженные чаты, обсуждения без решений — признаки того, что бизнес-процессам не хватает структуры. Для владельца это значит потерю управляемости.

Компании, которые достигли определённого уровня зрелости, начинают выстраивать систему коммуникации. Они следят, чтобы сообщения попадали в нужные каналы, у задач были сроки и ответственные, а решения принимались без лишних согласований. Рассказываем, как Мессенджер, Трекер и Календарь помогают выстроить такую структуру и снизить риски, связанные с потерей информации и расфокусом команды.

Снизить операционную нагрузку на команду

Без выстроенной внутренней коммуникации даже простой процесс превращается в квест. Например, готовится обновление продукта — команде приходится обсуждать детали задач и пересылать друг другу файлы в личке или по почте. Сотрудники тратят много времени, чтобы скоординироваться. Но если команда работает в Мессенджере, вопросы удаётся закрывать оперативнее.

Быстро собрать нужных сотрудников в одном чате

Процесс можно автоматизировать с помощью бота. Никто не выпадет из обсуждения, даже если они из разных команд: бот создаст отдельный чат и добавит ответственных, как только будет поставлена задача в Трекере и выбран её тип. Например, для запуска обновлений подключит продакта, разработку и саппорт. В одном чате команда сможет согласовать финальный список фич и обсудить доработки.

Обсуждать вопросы на видеовстрече

Чтобы обсудить путь клиента, результаты A/B-тестов или показать прототипы, удобнее созвониться, чем переписываться. В Мессенджере можно запустить из чата видеозвонок и общаться без ограничений по времени. Чтобы что-то уточнить, не перебивая собеседника, или отправить ссылку, есть чат, который доступен во время звонка.

Автоматически конспектировать созвоны

Чтобы не фиксировать итоги встречи вручную, можно запустить конспектирование с YandexGPT. Нейросеть составит конспект с кратким пересказом основных тем и договорённостей: например, кто готовит документацию, какие правки нужно внести в прототип и когда передать макеты дизайнерам.

Читайте также: Как бот в Яндекс Мессенджере решает рутинные задачи HR, бухгалтерии и менеджеров

Защитить данные компании и упростить документооборот с разовыми подрядчиками

Когда бизнес растёт, подрядчиков становится больше. Некоторые из них подключаются на разовые работы — например, таргетологи на время запуска нового продукта или юристы для проверки документов. В мессенджерах и почте сложно отслеживать, отправил ли подрядчик отчёт и прислал ли счёт на оплату. К тому же подрядчики могут случайно получить доступ к конфиденциальной информации: например, если сотрудник отправил сообщение не в тот чат.

В зрелых компаниях взаимодействие между командами происходит внутри защищённого цифрового контура. Мессенджер позволяет пригласить туда и внешних специалистов на время. Вот для чего это нужно.

Безопасно общаться с разовыми подрядчиками

Со статусом гостя можно пригласить в Мессенджер, например, аккаунт-менеджера, креативщика и таргетолога для запуска рекламной кампании. Внутри чата подрядчики смогут делать всё, что и команда: писать в чатах и личных сообщениях, подключаться к видеозвонкам, отправлять и скачивать файлы, просматривать историю сообщений, начинать треды. При этом доступ к другим каналам и внутренним данным компании останется закрыт.

Экономить время на подписании документов

После завершения проекта подрядчик отправляет команде закрывающие документы. Сотрудники вручную согласовывают их с разными отделами, чтобы подписать.

В Мессенджере этап согласования можно автоматизировать. Сотрудник отправляет запрос боту — например, «акт выполненных работ». Бот призывает в чат всех ответственных за согласование. После согласования подписанную копию акта можно отправить подрядчикам также через Мессенджер — в ветку, где шло обсуждение.

Ускорить запуск проектов с постоянными партнёрами

Когда компании сотрудничают на постоянной основе — например, в формате франшизы или партнёрской программы, важно, чтобы все франчайзи или партнёры слаженно запускали акции, координировали поставки и соблюдали единые стандарты. Но если у каждой стороны свои каналы коммуникации, процесс усложняется.

Онлайн-офис Яндекс 360 позволяет выстраивать коммуникацию между партнёрами в одном контуре через федерацию — связанные между собой организации.

Объединять сотрудников разных компаний для совместной работы

Если партнёры пользуются сервисами Яндекс 360, компании можно связать в федерацию через ID организаций. Сотрудники получат доступ к контактам коллег в Мессенджере и смогут общаться в закрытом контуре. Например, находить друг друга в поиске, обсуждать в личных и групповых чатах оформление точек, обмениваться файлами при запуске акции и созваниваться для обсуждения бюджетов.

Видеть расписание партнёров и назначать встречи в удобное для всех время

Если необходимо рассказать франчайзи об условиях новой акции или изменениях в брендбуке, можно назначить встречу в Календаре. Партнёры будут отображаться так же, как и внутренние сотрудники: можно найти человека по имени, увидеть его занятость и пригласить на встречу. Это поможет выбирать время, которое подходит всем.

Упрощать организацию очных встреч

Если требуется личная встреча, в Календаре можно заранее забронировать переговорную комнату не только в своём офисе, но и в офисе партнёра. Сервис покажет переговорки и свободные слоты коллег.

Читайте также: 3 веских аргумента, чтобы объединить несколько организаций в Яндекс 360

Автоматизировать онбординг и снизить нагрузку на HR

Когда команда растёт, возрастает нагрузка на HR: нужно быстрее закрывать вакансии и параллельно адаптировать новых сотрудников. Если процесс не выстроен, рекрутеры погружаются в рутину: пересылают одни и те же документы, отвечают на одинаковые вопросы. Новички же долго вникают в задачи, им сложно подключиться к работе. Чтобы ускорить адаптацию и разгрузить HR, в Мессенджере можно настроить чат-бота, который возьмёт на себя типовые задачи онбординга.

Быстро погрузить новичка в работу

Бот поможет новому сотруднику быстрее разобраться, как всё устроено в компании: по запросу пришлёт инструкции, схемы офиса, шаблоны документов, список коллег и зоны их ответственности.

Выявить проблемы с адаптацией

С помощью коротких пульс-опросов бот поможет HR узнать, с чем новичок справляется, не выпадает ли он из процессов и где нужна помощь. Бот также автоматически напомнит о необходимости поучаствовать в опросах, а короткий формат и неформальная подача помогут получить честную обратную связь.

Сервисы Яндекс 360 помогают выстроить прозрачную и удобную коммуникацию внутри команды и с партнёрами: быстро решать задачи, налаживать совместную работу и не тратить время на рутину. Чтобы узнать подробнее обо всех возможностях Яндекс 360 для бизнеса, переходите на сайт.