Как эффективно подводить итоги встречи в Телемосте. Опыт руководителя продуктовой разработки Яндекс 360

В Телемосте можно запустить автоматическое конспектирование встреч с помощью нейросети YandexGPT. Сервис присылает организатору расшифровку и краткий пересказ обсуждения, и это помогает быстро подвести итоги. Но встречи не универсальны: после одной требуется структурировать обсуждение, после второй — зафиксировать позиции сторон и наметить дальнейшие шаги для работы. В зависимости от формата встречи можно обработать расшифровки дополнительно.

Руководитель продуктовой разработки Яндекс 360 Виктор Брыксин рассказал, какие типы встреч выделили он с командой и какими промптами пользуются для более глубокого разбора итогов.

Как работает конспектирование с помощью YandexGPT

Как и у любого другого руководителя в Яндексе, мой календарь стремится быть заполненным встречами на 100%. Иногда можно сэкономить много времени и сил, если просто собрать людей, чтобы решить вопрос очно. Но, кроме проведения встречи, надо собрать её итоги и зафиксировать договорённости. И как оказалось, конспектирование встреч — это тоже скил, который надо развивать. А ещё оно занимает время.

По оценкам команды Яндекс 360, в среднем на составление итогов каждой встречи тратится 17 минут: 7 минут во время собрания и ещё около 10 минут после него, когда обычно правят и чистят заметки.

Телемост берёт эту задачу на себя: YandexGPT готовит краткий конспект с ключевыми тезисами, а технология распознавания речи создаёт полную расшифровку. Запускается конспектирование на панели управления Телемоста.

В итоговом письме собрана главная информация о встрече.

В конспекте:

• Основные темы и идеи — краткое изложение того, о чём говорили и к чему пришли.
• Договорённости и задачи, если во время обсуждения приняли какие-то решения или распределили обязанности.

В расшифровке:

• Полный текст встречи: кто и что говорил.
• Реплики подписаны именами, указанными в аккаунтах участников. Не придётся вспоминать, кто такой «Спикер 1» или «Спикер 51», если во встрече участвовало много человек.
• К каждому фрагменту текста прикреплён тайм-код — можно перейти точно к нужному моменту записи.

Читайте также: Как создать видеовстречу или трансляцию в Яндекс Телемосте и как ими управлять

По умолчанию пересказ встречи и расшифровка приходят на почту организатору и соорганизаторам после созвона. Модель на основе YandexGPT отлично справляется с тем, чтобы структурировать итоги по общим темам. Но нам с командой было интересно, можно ли сделать так, чтобы нейросеть лучше учитывала специфику нашей работы и конкретные форматы встреч.

Мы много экспериментировали и в итоге остановились на четырёх основных типах встреч и форматах промптов. Для каждого из сценариев написали четыре универсальных промпта, которые активно используем сами.

В конце каждого промпта размещаем часть, которая помогает нейросети бороться с ошибками распознавания. Дело в том, что на встречах мы используем довольно много кажущихся странными внутренних терминов: названия, аббревиатуры, которые могут запутать нейросеть. Этот блок промпта помогает корректно интерпретировать текст.

В расшифровке могут быть ошибки, так как она автоматическая, об этом можно догадаться из контекста. Кроме того, адресация выступающих может быть ненадёжна, например в случае, если они находятся в переговорке. Переговорку отличить просто: она подписана не как «имя и фамилия», а как [формат именования переговорки]. В [имя переговорки] были следующие люди: [список людей].

Важное уточнение: выбор промпта зависит от того, как именно модерируется встреча. Например, если вы рассчитываете на структурированную дискуссию, где каждый высказывает свою позицию, участники действительно должны это делать по очереди, а не перебивать друг друга или уходить в посторонние обсуждения. Следить за ходом встречи должен модератор, а микрофоны участники включают по очереди.

Если во встрече нет структуры, не существует магии, которая извлечёт из неё смысл. Когда мы тестировали разные форматы, заметили: чем чётче структура, тем точнее результат в расшифровке и удобнее дальнейший анализ.

Формат 1. Критика предлагаемой идеи

Формат встречи, когда кто-то выдвигает идею и потом по очереди собирает с участников обратную связь. Промпт помогает нейросети выделить основные тезисы автора и комментарии коллег. Чтобы результат получился точнее, важно ввести нейросеть в контекст: кратко сформулировать область, в которой работает компания. Это особенно полезно, если участники используют в речи специфические термины.

Я отправляю тебе расшифровку встречи [общая характеристика людей на встрече, например руководители отделов разработки или сотрудники отдела продаж] в [сфера деятельности компании]. Встреча была посвящена следующему вопросу

[Формулировка вопроса]

Твоя задача — подготовить краткое саммари встречи в следующем формате:

* Основные тезисы выступающего, которые он хотел донести до аудитории.

* Вопросы, предложения, замечания и уточняющие комментарии его собеседников, также тезисно.

Формат 2. Дискуссия по вопросу

Встречи, на которых собирают и фиксируют все мнения участников по одному вопросу. Чтобы такая встреча была продуктивной, лучше проводить её с чётким регламентом и под руководством модератора — это помогает избежать ситуации, когда активные участники заглушают более спокойных коллег.

Я отправляю тебе конспект встречи [кто был на встрече], на которой обсуждался [вопрос, который обсуждался на встрече].

По регламенту этой встречи каждому участнику давалось определённое время на высказывание своей позиции.

Твоя задача:

1. Сформулировать позицию каждого участника по вопросу.

2. Дать краткое саммари относительно того, к каким позициям скорее склоняются участники и почему.

3. Выделить среди позиций остальных участников риски для наиболее популярной позиции, как они были озвучены.

Формат 3. Согласование позиций

Можно использовать для встреч, где участвует две или больше сторон с разными позициями. Цель — выслушать всех и найти точки преткновения, понять, что мешает договориться. Чтобы такая встреча прошла продуктивно, важно заранее задать регламент:

1. Сначала дать каждой стороне время для формулирования своей позиции.
2. Затем время для комментариев, уточнений и критики позиции коллег.

Такой цикл можно повторять до тех пор, пока не закончатся аргументы или отведённое время.

Я отправляю тебе конспект встречи [кто был на встрече], на которой обсуждался [вопрос, который обсуждался на встрече], по которому есть несколько противоположных позиций.

Твоя задача:

1. Сформулировать позицию каждой стороны полностью.

2. Сформулировать все опасения и проблемы по поводу этой позиции всех противоборствующих сторон.

Кроме того, ты должен найти common ground — общую часть во всех позициях, с которой никто из участников не спорит, и отдельно обозначить точки расхождений. Также сформулируй гипотезы относительно того, с чем эти расхождения могут быть связаны.

Формат 4. Посидели, поговорили, разошлись (ППР)

Пригодится, если после встречи никто толком не понял, о чём договорились, не получилось отмодерировать встречу в нужном формате или дискуссия пошла не туда. ППР помогает выделить ключевую проблему, зафиксировать мнения участников и найти конкретные пойнты в обсуждениях, к которым стоит вернуться. После такого разбора можно организовать новую встречу, но уже с более чёткой повесткой.

Я отправляю тебе конспект встречи [кто был на встрече], посвящённой [область, которая обсуждалась на встрече].

Твоя задача:

1. Сформулировать проблему или проблемы, о которой общались уважаемые коллеги.

2. Сформулировать позиции сторон относительно этой проблемы, как их выражали люди.

3. Сформулировать решения, которые эти люди видят относительно своих проблем.

4. Сформулировать дальнейшие действия, которые можно было бы по их словам предпринять.

Всё необходимое для проведения продуктивных встреч и фиксирования итогов уже есть в Телемосте: быстрый запуск конспекта, автоматическая подпись имён участников встречи и обработка созвонов в защищённом контуре. Обычно этого достаточно для большинства рабочих созвонов. А структурировать итоги встречи под конкретный формат или задачу можно, воспользовавшись нашими промптами — здорово, если они вам пригодятся.

Читайте также: От видеолекций до созвонов с командой: какие онлайн-мероприятия удобно проводить в Телемосте