Зачем выстраивать процессы, пока компания маленькая? Опыт дизайн-студии Vondo

Чтобы в рабочих процессах не царил хаос, стоит ещё на старте бизнеса задуматься о том, какие инструменты будут помогать выстраивать эффективную работу. Студия дизайна Vondo, которая создаёт дизайн IT-продуктов и брендов, так и сделала. Компания появилась на рынке всего год назад и сразу же подключила для распределённой команды Яндекс 360 для бизнеса. В статье основатель Vondo Василий Вьялков рассказывает об этом опыте.

Яндекс 360 для бизнеса — это онлайн-офис для совместной работы команды, который помогает решать повседневные рабочие задачи. В него входят Почта, Календарь, Диск, Телемост и другие инструменты.

Была потребность в том, чтобы всё упорядочить на старте бизнеса

Дизайнеры работают преимущественно в Фигме, и руководители дизайн-студий часто забывают, что выполнять проекты и управлять командой — это разные процессы. Если несколько лет не решать управленческие вопросы, в компании возникнет путаница, которая будет тормозить её развитие. Лучше браться за это как можно раньше.

Как только у нас появилось несколько клиентов, вырос риск запутаться в проектах и сроках. Чтобы грамотно выстроить коммуникацию как внутри команды, так и с заказчиками, потребовались отдельные инструменты. Мы внедрили сервисы Яндекс 360 для бизнеса и стали активно ими пользоваться. Теперь через них проходят все наши внутренние процессы: сотрудникам удобно работать, а в глазах заказчика наша студия выглядит как серьёзный партнёр.

Мы выбрали Яндекс 360 для бизнеса, потому что у меня уже был опыт работы с этими инструментами на предыдущем проекте. Они сильно тогда помогали и закрывали все потребности команды. Именно поэтому я решил, что не стоит отходить от знакомых сервисов и в этот раз.

По сравнению с другими зарубежными и российскими вариантами цена на решение, которое Яндекс 360 предлагает бизнесу, приятная. Когда мы подключали онлайн-офис, шла акция. В итоге мы получили набор сервисов со скидкой, без проблем оплатили тариф и не переживаем, что платформу заблокируют и мы останемся без инструментов.

Быстро настроили сервисы и приступили к работе

Студия дизайна Vondo — малый бизнес, и нам невыгодно выделять на администрирование вспомогательных инструментов отдельного специалиста. Но он нам и не нужен. Мы настроили сервисы один раз в самом начале, когда в студии было всего пять человек, и сделали это без каких-либо проблем. После просто за несколько кликов добавляли новых пользователей.

Корпоративную почту на базе Яндекс Почты мы создали за 15 минут: подключили общий домен и придумали красивые адреса для сотрудников. А дальше стали постепенно внедрять и другие сервисы. Сейчас мы активно общаемся с клиентами по Почте, не тратим время на лишние переписки и выбираем свободные часы для созвонов в Календаре, храним файлы и создаём папки с проектами на Диске, проводим встречи в Телемосте, чтобы обсудить рабочие вопросы.

Мы внедряем сервисы Яндекс 360 для бизнеса по мере необходимости. Так, для некоторых задач используем другие решения: общаемся в Телеграме, а для менеджмента у нас Asana. Но когда мы кратно вырастем и поймём, что текущих сервисов недостаточно, рассмотрим другие решения, которые входят в Яндекс 360 для бизнеса.

Что планируем делать дальше

Сейчас у нас подключен тариф «Базовый» с облачным хранилищем в 100 Гб на каждого сотрудника. Через Диск мы обмениваемся с клиентами фото и видео, кейвижуалами и другими файлами — они, как правило, нетяжёлые. Но на основном аккаунте уже недостаточно места для новых папок и файлов, поэтому задействуем корпоративные облака сотрудников. Если почувствуем, что пора ощутимо расширяться, перейдём на тариф с 1 или 3 Тб памяти.

Мы планируем и дальше пользоваться Почтой, Календарём и Диском. Как студия дизайна, можем смело сказать, что у сервисов удобный интерфейс, с которым легко разбираются в том числе и новые сотрудники. Нам не приходится тратить время и обучать работе с инструментами. Дизайнеры быстро вливаются в процесс коммуникации с заказчиками и коллегами.