Как работает электронная почта? Разбираем полезные функции

Электронная почта (email) — важный инструмент для бизнеса. Её используют для оперативного обмена документами, согласования задач с подрядчиками и поддержки клиентов. В статье рассмотрим, что представляет собой почтовый ящик и как защитить его от взлома.

Что такое электронная почта

Email — универсальный канал для обмена сообщениями и файлами через интернет. Подходит для деловой переписки, отправки счетов, договоров и уведомлений. Без электронной почты не обойтись в продажах, логистике, обучении и коммуникациях.

Как работает электронная почта

Email работает на платформах, которые принимают, обрабатывают и отправляют сообщения. Рассмотрим принцип работы электронной почты:

1. Создание. В почтовом сервисе можно указать тему и адресата, написать текст и прикрепить файлы.
2. Отправление. С помощью протокола SMTP письмо попадает на сервер отправителя, а затем на сервер адресата.
3. Проверка. Если письмо вызывает сомнения, его могут заблокировать или отправить в «Спам». Если всё в порядке, оно попадает во «Входящие».
4. Открытие. Для получения данных при прочтении письма работают два протокола: IMAP и POP3.

IMAP. Синхронизирует письма между устройствами. Это удобно, когда у сотрудников несколько рабочих инструментов, например ноутбук и планшет.

POP3. Скачивает все письма на устройство. Подходит, когда нужно хранить переписку на корпоративных серверах без внешнего доступа или работать без стабильного интернета.

Популярные почтовые сервисы

Яндекс Почта. Российский сервис, в котором есть автопересылка, настройка доступов и фильтров, а также возможность подключения собственного домена. Почта входит в онлайн-офис Яндекс 360 — это набор инструментов для работы в команде. Здесь есть Диск, Календарь, Таблицы и другие сервисы.

Gmail. Зарубежный почтовый сервис от Google. В отличие от Яндекса, серверы Gmail находятся по всему миру. Не подойдёт компаниям, которым важно, чтобы данные не выходили за пределы страны.

Mail.ru. Российский сервис, объединён с соцсетью VK. Если у вас нет аккаунта или он неактивен, могут возникнуть сложности с регистрацией.

Преимущества и недостатки email

Рассмотрим особенности электронной почты на примере сервиса Яндекс Почта.

Преимущества использования email

Надёжность. Яндекс Почта проверяет подлинность письма с помощью DKIM — цифровой подписи от сервера отправителя. Если подпись не совпадает с данными домена, письмо попадёт в спам.

Удобство. У Почты интуитивно понятный интерфейс, не нужно обучать сотрудников.

Система. Письма автоматически сортируются по папкам: «Входящие», «Исходящие», «Спам», «Черновики» и другие. Вся корпоративная переписка, включая удалённую, сохраняется в защищённом архиве.

Автоматизация. В Яндекс Почте можно настроить фильтры — например, для сортировки писем в нужные папки. Дополнительно можно подключить автоответчики, настроить переадресацию и использовать шаблоны. А встроенный Нейрофильтр определит важность письма, выделит ключевые тезисы и сделает краткое резюме.

Недостатки электронной почты

Ограниченные возможности. Почта не хранит данные о клиентах, как CRM-системы, и не показывает статус задач, как таск-трекеры. В отличие от мессенджеров, здесь нельзя мгновенно узнать статус письма.

Спам. Иногда даже важные письма по ошибке попадают в нежелательную почту. Чтобы сообщение не потерялось, добавьте нужный адрес в настройках с опцией «Белый список».

Безопасность и защита данных в email

Разберём, как защитить аккаунт, на примере Яндекс Почты.

Используйте корпоративную почту с защищённым доменом. Собственный домен в адресе почты повышает уровень доверия. Клиенты видят, что письмо принадлежит вашей компании, а не случайному отправителю.

Настройте двухфакторную аутентификацию. Входить в почту безопаснее с одноразовыми паролями из приложения Яндекс Ключ. Чтобы получать дополнительные оповещения при попытке несанкционированного входа, привяжите резервный ящик или номер телефона.

Выработайте политику хранения писем. Чтобы сохранить персональную информацию в случае кибератак, храните важные сообщения в защищённом архиве.

Используйте сложные пароли и регулярно меняйте их. Система Яндекса автоматически подберёт комбинацию, которая отвечает всем требованиям безопасности.

Не переходите по подозрительным ссылкам. Если сервис распознает в письме угрозу, он предупредит о наличии вредоносного кода. О том, что такое фишинг и как его выявить, читайте в нашей статье.

Главное о почте

• Электронная почта помогает выстраивать коммуникацию с клиентами, вести переписку с партнёрами и отправлять документы коллегам.
• Email использует специальные протоколы: SMTP для отправки писем, IMAP и POP3 — для получения.
• Популярные почтовые сервисы: Яндекс Почта, Gmail, Mail.ru.
• У Яндекс Почты есть несколько преимуществ. Сервис проверяет подлинность адреса, чтобы отсеивать спам. Хранит переписку в защищённом архиве. Автоматизирует процессы и организует систему для удобной сортировки писем.
• Чтобы обезопасить аккаунт и персональные данные, соблюдайте простые рекомендации. Используйте корпоративную почту с защищённым доменом, например почту Яндекс 360 для бизнеса. Для защиты от взлома используйте двухфакторную аутентификацию и надёжный пароль. Также помогут знания о фишинговых письмах и правильном хранении сообщений.