Как работает корпоративная база знаний

У любой компании со временем копится важная для бизнеса информация: внутренние документы, информация о продуктах и клиентах, примеры успешных кейсов и многое другое. Часто эти данные хранятся в папках сотрудников и быстро найти нужный файл бывает непросто. Исправить эту ситуацию помогает корпоративная база знаний. В статье рассказали, какие возможности у неё есть и чем она будет полезна бизнесу.

Что такое корпоративная база знаний

Корпоративная база знаний — это онлайн-библиотека, в которой собрана вся информация о компании. Она позволяет хранить все данные в одном месте. Информацию можно структурировать — например, создать иерархию страниц и связать их перекрёстными ссылками. Найти данные будет проще — сотрудникам не придётся тратить время на поиск или создавать себе копии нужных документов.

Обычно корпоративная база знаний содержит:

• информацию о продуктах компании;
• данные о сотрудниках: личные дела, учётные карточки;
• внутреннюю документацию: устав, договоры, акты, счета и т. п.;
• регламенты процессов;
• типовые кейсы и лучшие практики;
• инструкции по работе с ПО;
• советы для новичков;
• обучающие материалы;
• FAQ.

Что база знаний даёт бизнесу

Вот что бизнес получает, когда начинает пользоваться базой знаний:

Сокращает время адаптации новых сотрудников. Новички часто испытывают трудности при вхождении в компанию. Они ещё не знают принятых правил и стандартов и часто вынуждены обращаться за помощью к коллегам.

В базе знаний можно собрать обучающие материалы, которые новые сотрудники будут осваивать самостоятельно. Они узнают, кто за что отвечает в компании, как устроены процессы. Новым сотрудникам будет легче адаптироваться, они не будут испытывать дискомфорт и смогут быстрее выйти на нужные показатели эффективности.

Повышает производительность. Благодаря базе знаний сотрудники могут тратить меньше времени на рабочие задачи. Например, в ней можно собрать ответы на типовые вопросы, скрипты или шаблоны договоров. Всем этим сотрудники смогут пользоваться, им не нужно будет ничего придумывать с нуля и отвлекать коллег.

Увеличивает уровень безопасности. Иногда при увольнении сотрудники удаляют или забирают свои наработки: ключевые контакты, переписку с клиентами, описание процессов и деталей проектов. Потери важной информации можно избежать, если заносить её в базу знаний. Кроме того, это поможет систематизировать данные — они будут храниться в одном месте, и с ними сможет ознакомиться любой сотрудник.

Какие функции должны быть у корпоративной базы знаний

Создать свою базу знаний может любая компания. Для этого необходимо выбрать удобный сервис. Главное, чтобы в нём были все необходимые бизнесу функции и сотрудникам было легко им пользоваться.

Например, можно создать базу знаний в облачном сервисе Яндекс Вики. Для работы с ним нужен корпоративный аккаунт Яндекса. Вот какие функции есть у Вики:

Создание страниц и разделов. В базе знаний есть общие страницы компании и разделы под нужные знания и задачи: под проектные команды и отделы, чек-листы, инструкции. Создавать можно не только тексты, но и таблицы, а также добавлять к ним изображения и файлы.

Например, в Яндекс Вики вы можете структурировать информацию, создать иерархию вложенных страниц и связать их перекрёстными ссылками.

Редактирование. Яндекс Вики поддерживает два режима редактирования текста:

• Визуальный редактор, в котором можно форматировать текст привычным способом, как в Microsoft Word или Google Docs
• Режим разметки, в котором элементы форматирования обозначаются с помощью специальных символов

В обоих редакторах можно создать описание страницы и делать заголовки — разметка поможет сотрудникам лучше ориентироваться в базе и быстрее находить нужный документ. А возможность выделять ключевую информацию разными шрифтами, составлять списки и добавлять изображения позволит сделать документ более понятным и наглядным.

Управление доступом. Права доступа к материалам настраиваются индивидуально — можно открыть страницы для всех сотрудников или только для отдельной категории. Например, сделать доступ для команды к страницам конкретного проекта. Можно ограничить возможность редактирования или запретить просмотр страницы отдельным группам пользователей. Это поможет сохранить конфиденциальность информации и повысить безопасность хранения данных.

Отслеживание изменений. Все изменения страниц, которые внесли пользователи, автоматически сохраняются в истории. Если нужно, информацию о сделанных изменениях можно получать на электронную почту. Например, руководитель может отслеживать правки, которые вносят пользователи. Это поможет избежать ошибок и вовремя исправить некорректную информацию. Можно сравнить две версии страницы между собой или восстановить одну из предыдущих версий.

Эффективный поиск. Его можно делать по всем страницам базы знаний Яндекс Вики. Кроме того, страницы можно добавлять в избранное, чтобы не искать их каждый раз заново. Это поможет сэкономить время и быстро найти нужную для работы информацию.

Интеграция с другими инструментами. Яндекс Вики интегрируется с другими сервисами Яндекса — Трекером и Формами. Например, вы можете легко встраивать на страницы Вики списки задач из Трекера — названия и исполнители будут обновляться автоматически. Это поможет избежать ошибок и устаревания информации — она всегда будет актуальной.

Как настроить и запустить базу знаний

Чтобы создать корпоративную базу знаний, нужно:

1. Определить цель и потребности. Проанализируйте текущую систему хранения информации и определите, чего в ней не хватает. Продумайте, какую информацию вы планируете собирать и хранить.

2. Выбрать платформу. Посмотрите, какие сервисы для создания базы знаний есть на рынке. Оцените, насколько они соответствуют вашим потребностям, выясните тарифы. Если ваша компания уже является клиентом Яндекса и пользуется, например, его корпоративной почтой или Диском, то будет удобнее создать базу знаний в Яндекс Вики.

3. Сделать архитектуру. Архитектура данных — это описание того, как в компании организована работа с данными. Перечень документов, в котором собраны правила, методики, термины, ПО и даже список сотрудников, которые будут работать с базой.

Продумайте структуру базы знаний, какие функции и разделы вам будут нужны. Разработайте стандарты оформления статей. Настройте систему поиска и фильтрации. Пропишите, как вы будете пополнять базу, кто будет ответственным за регулярное наполнение её контентом.

Пример структуры базы знаний с разделами 1-го и 2-го уровня

4. Тестирование. На этом этапе идёт проверка — нужно выяснить, насколько понятна и удобна база знаний, работают ли все необходимые функции, есть ли какие-то сбои. Будет полезно собрать обратную связь от пользователей. Затем при необходимости доработать архитектуру и скорректировать функции и разделы.

Не у всех сотрудников компании есть опыт работы в корпоративной базе знаний, поэтому перед её запуском необходимо обучить команду. Кроме того, нужно продумать процессы, которые помогут сотрудникам привыкнуть пользоваться базой знаний. Важно, чтобы она выполняла свою задачу и облегчала работу персонала.

Коротко о главном

1. Корпоративная база знаний — это онлайн-библиотека, в которой хранится информация о компании и её продуктах, данные сотрудников, шаблоны документов, инструкции и регламенты, а также обучающие материалы.
2. База знаний компании поможет повысить производительность сотрудников, ускорить адаптацию новичков, сделать безопаснее хранение данных.
3. Создать свою базу знаний может любая компания. Для этого необходимо выбрать удобный сервис, например Яндекс Вики. В нём можно создавать и редактировать страницы, настраивать доступ для групп пользователей, отслеживать изменения.
4. Чтобы настроить и запустить базу знаний, нужно определить её цель и задачи, выбрать наиболее подходящую платформу, создать архитектуру и протестировать работу базы.