Как вести деловые переговоры правильно

Деловые переговоры — это умение договариваться, обосновывать проблему и слышать аргументы собеседника. Навык переговоров помогает урегулировать проблемы, заключать сделки и добиваться целей — от повышения на работе до пересчёта цены в супермаркете. При этом не имеет значения, кто вы — менеджер, руководитель или владелец бизнеса.

Расскажем, какие виды переговоров существуют и как правильно их проводить, чтобы достичь результата.

Какие виды переговоров существуют

В переговорах участники могут отстаивать свою позицию или защищать интересы:

• Позиция — то, что человек декларирует на переговорах. Например: «Я хочу завершить проект до 15 мая».
• Интерес — то, чего он на самом деле хочет добиться. Например: «Я хочу завершить проект до 15 мая, чтобы избежать недовольства руководителя и получить повышение».

Роджер Фишер и Уильям Юри в книге «Переговоры без поражения. Гарвардский метод» ввели два термина: позиционный торг и переговоры по интересам.

Позиционный торг. Обе стороны стоят на своих позициях, и никто не хочет уступать — каждый считает себя правым и на компромисс не готов. В этом случае договориться можно, только если позиции сторон совпадают.

Например, владелец помещения хочет сдавать его за 100 000 рублей в месяц. Будущий арендатор считает, что стоимость должна быть не больше 60 000 рублей в месяц. Они вряд ли договорятся.

Переговоры по интересам. Стороны открыто говорят о том, что хотят получить и почему это важно для них. В отличие от позиционного торга здесь нет задачи отстоять свою позицию, а важно найти оптимальное решение для всех участников.

Например, владелец помещения может пойти на компромисс и согласиться на 75 000 рублей в месяц. Он потеряет в деньгах, но сэкономит время на поиск другого арендатора. Арендатор заплатит чуть больше, чем рассчитывал, но получит помещение с выгодным месторасположением.

Этот способ эффективнее: он позволяет найти общие интересы и получить взаимовыгодный результат. Участники открыты к доводам другой стороны и ориентируются на факты и цифры, а не на эмоции.

В каком стиле вести переговоры

В зависимости от целей, задач и взаимоотношений сторон можно выбрать один из трёх стилей деловых переговоров.

Авторитарный стиль. Один из участников ведёт разговор с позиции «сверху» и диктует свои условия остальным. Такой подход выбирают люди, которые чувствуют себя сильнее собеседника. Например, заказчик по отношению к недобросовестному партнёру или руководитель, который проводит собеседование с молодым специалистом.

Демократический стиль. Все участники находятся на равных, каждый озвучивает свои условия и требования и не пытается манипулировать или «давить» на собеседника.

Например, бренд договаривается с блогером о рекламе в его соцсетях. Блогер называет стоимость и условия. Если компанию они не устраивают, можно попробовать сделать встречное предложение.

Неформальный стиль. Общение без официальных ролей и статусов для обсуждения совместных вопросов. В таком стиле переговоры проводят при долгосрочном сотрудничестве или, наоборот, в процессе знакомства: присмотреться друг к другу, найти общие интересы и точки контакта.

Неформальный стиль часто применяют в B2B-сегменте, где сделки стоят дорого и заключаются долго. Руководитель может пригласить будущего клиента или партнёра на бизнес-ланч, чтобы познакомиться и обсудить возможные варианты сотрудничества.

Какие этапы переговоров проходят участники — от подготовки до результата

Эффективные переговоры включают четыре этапа: подготовку и сбор информации, озвучивание предложений, обсуждение и принятие решения.

Первый этап: разведка, подготовка, планирование

Чтобы понимать, как правильно вести диалог на бизнес-переговорах, подготовьтесь. Прочитайте информацию о человеке или компании на сайте, посмотрите новости и его интервью, изучите страницы в социальных сетях. Тогда вы будете знать, что представляет собой оппонент, его интересы и особенности характера, что он хочет получить и чем вы можете ему помочь.

Сформулируйте собственные цели — что важно для вас и какой результат хотите получить. Подумайте, на какие уступки готовы пойти, определите «красную линию» — рубеж, за которым диалог потеряет смысл. Можно прописать, какой результат будет для вас лучшим, хорошим или допустимым.

Например, в переговорах с потенциальным инвестором:

• Лучший результат — инвестор выделит деньги на проект прямо сейчас
• Хороший результат — инвестор поучаствует в проекте через месяц, и сумма будет в два раза меньше ожидаемой
• Допустимый результат — инвестор не примет финансового участия, но выделит другие ресурсы на проект

Второй этап: монологи и предложения

На встрече представьтесь и назовите имена и должности участников с вашей стороны. Погрузите собеседника в контекст и открыто расскажите, к чему хотите прийти, в чём ваш интерес.

Расскажите о своём предложении и приведите аргументы: можно использовать формулу «тезис — объяснение — пример». На этом этапе важно заинтересовать собеседника, показать, какую выгоду он получит.

Третий этап: обсуждение и торг

Внимательно выслушайте партнёра, чтобы понимать, как вести диалог дальше. Отмечайте аргументы, с которыми вы готовы согласиться, интересуйтесь мнением собеседника — можно открыто спрашивать: «Что ты об этом думаешь?»

Здесь вам пригодятся навыки ведения переговоров и информация, которую вы собрали на этапе подготовки. Важно быть готовым к компромиссам: чтобы не дать переговорам перейти в позиционный торг, держите в уме цели, сформулированные на первом этапе.

Четвёртый этап: принятие решения

Это финальная стадия деловых переговоров: стороны аргументировали свои мнения и готовы искать решение. На этом этапе можно взять паузу, чтобы обдумать, какое решение будет взаимовыгодным. Когда оно найдено, нужно зафиксировать условия: факты, сроки, дальнейшие шаги и ответственность сторон для того, чтобы избежать конфликтов в будущем.

Какие 13 принципов ведения переговоров помогут добиться своего

Провести успешные переговоры и получить нужный результат будет легче, если следовать принципам.

Ставьте достижимые цели и формулируйте адекватные ожидания. Если вы не знаете, чего хотите, или если ваши ожидания от встречи завышены, провести удачные переговоры невозможно. Оцифруйте свои цели — они должны быть конкретными, реальными и достижимыми.

Анализируйте собеседника заранее. Чем больше вы будете знать о нём, тем быстрее найдёте общий язык и завоюете доверие, сможете точнее подобрать аргументы и сформулировать конкретные предложения.

Осваивайте искусство дедлайна. Заранее обсудите продолжительность переговоров с другой стороной. Не назначайте другие встречи на день переговоров, иначе есть риск опоздать. Чтобы везде успевать, можно использовать Яндекс Календарь — он поможет организовать расписание.

Подстраивайтесь под собеседника и используйте small talk. Обращайте внимание на настроение партнёра. Не стоит разговаривать сухо и официально, в переговорах участвуют живые люди, а не роботы.

Помните о своих целях и миссии. Это поможет не сбиться с курса во время переговоров. Клиент может увести разговор в сторону и втянуть вас в обсуждение других вопросов. В итоге после встречи поймёте, что получили не тот результат, который планировали.

Не давите на собеседника. Старайтесь соблюдать спокойный тон и не поддавайтесь эмоциям — так больше шансов договориться и найти компромисс.

Будьте точными в цифрах и не давайте невыполнимых обещаний. Например, если понимаете, что не сможете сделать проект в обозначенный оппонентом срок, лучше скажите об этом и приведите аргументы.

Говорите правду. Не преувеличивайте свои достижения, это всё равно выяснится в процессе работы над проектом, и тогда ваша репутация может пострадать.

Ведите открытый диалог. Чтобы лучше понять партнёра, задавайте открытые вопросы.

Оставайтесь на равных позициях и не участвуйте в конфликтах. Относитесь к собеседнику как к партнёру, помните, что у вас одна цель — прийти к соглашению. Если чувствуете, что назревает конфликт, переведите разговор в конструктивное русло. Для этого можно проговаривать возражения партнёра и задавать уточняющие вопросы.

Если что-то идёт не так, возьмите паузу. Это лучше, чем сорвать переговоры. Например, если понимаете, что собеседник агрессивно настроен и не готов договариваться, предложите сделать перерыв или перенести встречу на другой день.

Просите чуть больше. Ставьте перед собой амбициозные цели переговоров и запрашивайте больше, чем ожидаете получить. Такой совет даёт Эд Бродоу, американский публицист и один из лучших переговорщиков по мнению Forbes. Здесь работает правило психологии переговоров: чем больше человек просит, тем больше ему готовы дать, и наоборот.

Фиксируйте всё на бумаге. Во время беседы делайте заметки, о чём вы договорились: задачи, сроки, условия. Продублируйте всю информацию партнёру по электронной почте.

Какие ошибки часто бывают в переговорах

Если встреча прошла неудачно, важно выяснить, что именно пошло не так. Это нужно, чтобы скорректировать тактику переговоров.

Приведём примеры нескольких типичных ошибок.

Плохо подготовились к переговорам. Менеджер не узнал заранее о финансовых сложностях клиента и предложил установить дорогую программу IT-безопасности. Сделка бы состоялась, если бы он предложил более дешёвые аналоги.

Не определились с целью и желаемым результатом. Дизайнер не продумал, на какие уступки готов пойти, и на переговорах растерялся. В результате согласился сделать клиенту сайт с большой скидкой и не получил желаемую прибыль. А мог сказать, что такие условия ему невыгодны, и предложить компромисс.

Не готовы гибко подходить к решению задачи. Эйчар оказалась не готова быстро подстроиться под ситуацию и потеряла клиента. Она отказалась скорректировать задачу и искать IT-специалистов вместо специалистов по маркетингу. Если бы она задала вопросы и согласилась, компания бы получила перспективного заказчика.

Поддались на эмоции. Менеджер проекта не смог сохранить спокойствие во время переговоров с раздражённым клиентом. Вместо того чтобы предложить сделать паузу или перенести встречу, он рассердился, оборвал разговор и ушёл. Сделка не состоялась.

Преувеличили свои достижения и возможности. Чтобы получить клиента, копирайтер пообещал написать статью за два дня. В результате не справился, а клиент не стал продолжать сотрудничество.

Не зафиксировали результат встречи. Во время переговоров менеджер сказал, что ему потребуется примерно неделя, чтобы подготовить бизнес-план, но не зафиксировал результат встречи. В итоге клиент посчитал, что они договорились на этот срок, и расстроился, когда менеджер не принёс работу «вовремя».

Подводя итог: главное в переговорах

Умение договариваться — это не врождённое качество, а навык, которому можно научиться. Чтобы переговоры прошли успешно, важно помнить об основных принципах: чётко формулировать цель, всегда слушать собеседника и быть готовым к компромиссам.