Для чего нужны дедлайны и как с ними подружиться

Часто дедлайн становится источником напряжения в команде. Но на самом деле это эффективный инструмент работы и достижения целей. В статье разберём, зачем нужен дедлайн и что учесть, чтобы извлечь из него максимум пользы.

Что такое дедлайн и зачем он нужен

Дедлайн — это срок сдачи проекта или задачи. Грамотно расставленные дедлайны помогают:

• Поделить проект на чёткие этапы, где каждый участник знает свою зону ответственности.
• Распределить ресурсы команды так, чтобы не выгореть в середине проекта.
• Организовать работу команды для достижения общей цели.
• Сдать каждый этап в срок.
• Закончить проект без задержек и оправдать ожидания клиента.

Дедлайны помогают, когда задач слишком много и нужно расставить приоритеты. Представим, что команде из дизайнера, автора и редактора нужно сверстать лендинг. Чтобы организовать работу внутри команды, участники распределят задачи между собой и договорятся о сроках сдачи. Сначала редактор разработает структуру лендинга, затем автор напишет текст, а после дизайнер сверстает макет. При этом каждый участник будет знать, к какому числу будет готов определённый этап работы. При таком подходе у команды гораздо больше шансов сдать проект в срок и избежать стрессовых ситуаций.

Какие бывают дедлайны

Дедлайны делят на несколько типов в зависимости от инициатора дедлайна и уровня срочности.

Виды дедлайна по инициатору

В проекте есть три стороны: заказчик, команда и руководитель проекта. В зависимости от того, кто определяет срок сдачи работы, выделяют два типа дедлайна: внешний и внутренний.

Внешний. Это дедлайн, исходящий от заказчика. Например, клиент просит сдать свёрстанный макет сайта 25 марта, эта дата будет внешним дедлайном. Клиент не знает, на какие этапы распределена работа внутри проекта, но ждёт результат до наступления оговорённого срока.

Внутренний. Этот дедлайн назначают коллеги по команде или руководитель проекта. Внутренний дедлайн помогает понять, к какому моменту будет выполнен отдельный этап работы. Например, автор готовит текст к 3 марта, а дизайнер верстает макет к 7 марта. Без внутренних дедлайнов дизайнер не будет знать, когда подключиться к работе и сколько времени заложить на её проверку.

Важно соблюдать внутренние сроки так же серьёзно, как и внешний дедлайн. Если внутрикомандные сроки сорваны, есть риск не сдать проект вовремя.

Виды дедлайна по уровню срочности

Задачи, из которых состоит проект, имеют разную ценность и по-разному влияют на результат. Важно распределить сроки так, чтобы исполнитель понимал, куда направить усилия в первую очередь.

Например, редактор написал текст и показывает его клиенту на встрече. Он хочет уточнить информацию, и клиент обещает вернуться с ответами к концу недели. Редактор понимает, что процесс может затянуться до следующего понедельника, но задача несрочная, и несколько дней задержки не повлияют на результат. Такая договорённость — это мягкий, или плавающий, вид дедлайна. Уровень срочности у задач с мягким дедлайном средний или низкий.

В конце встречи руководитель проекта договаривается о следующем звонке, на котором команда покажет вариант макета после правок. Чтобы команда успела исправить макет, нужно назначить срок сдачи этого этапа за несколько дней до следующей встречи. Такой срок — это фиксированный, или жёсткий, дедлайн. Эту дату сдвигать нельзя, так как она влияет на срок сдачи финального варианта макета.

Для задач, которые нужно сделать прямо сейчас, ставят сверхсрочные дедлайны. В таком случае надо бросить всё и сразу сесть за работу. Так бывает, если задача сваливается внезапно или какую-то часть работы забыли сделать. Например, дизайнеру нужно срочно отрисовать три варианта логотипа к завтрашней встрече с заказчиком. В такой ситуации важно сохранять спокойствие и не откладывать работу.

Плюсы и минусы дедлайнов

Как и любой рабочий инструмент, дедлайн имеет свои недостатки и преимущества. При правильном использовании он будет приносить только пользу, а если ставить их на каждую задачу и по любому поводу, страдать будут все.

Чем дедлайн отличается от редлайна

Редлайн (от англ. redline ‘красная линия’) — это финальный срок сдачи проекта внутри команды. Например, команда должна сдать клиенту макет сайта 25 марта — это дедлайн проекта. А редлайном будет более ранняя дата — например, 20 марта.

Редлайн нужен команде, чтобы проверить готовность проекта. За ним возможны только мелкие правки: поменять фразу в блоке или уменьшить размер полей кнопки. Переписать текст лендинга или переделать логотип заново вряд ли получится.

Главное отличие редлайна от дедлайна — это возможность провести проверку и выявить ошибки до презентации результата.

Раньше понятием «редлайн» называли линию, за которую нельзя заходить, в противном случае можно получить вред жизни и здоровью. В проекте эта опасная зона означает, что основная часть времени закончилась — проект должен быть готов, как будто его нужно показывать заказчику на следующий день.

Как соблюдать дедлайны, если вы исполнитель

Вот пара простых правил, которые помогут исполнителю эффективно решать задачи и успевать в срок:

1. Оценивайте время на задачу. Первое, что нужно сделать после получения задачи, — понять, сколько времени на неё уйдёт. Важно не только учесть сложность работы и ресурсы, но и заложить время на правки и доработки от клиента или коллег.
2. Расставляйте приоритеты задач. Сначала решите срочные или приоритетные задачи, а потом ежедневные или те, которые не горят прямо сейчас. Для этого выпишите все задачи в таск-трекер или блокнот, оцените сроки и важность. Прикиньте, сколько времени потребуется на задачу. Работайте, периодически проверяя список задач, — вдруг о чём-то забыли.
3. Разделяйте задачу на подзадачи. Дробите её на небольшие этапы — так проще отслеживать прогресс и фиксировать промежуточные результаты. Для этого установите порядок выполнения подзадач, их последовательность и приоритетность. Создайте список или схему, чтобы ничего не упустить. Подсчитайте время на выполнение каждого этапа.
4. Используйте техники тайм-менеджмента. Метод «Помодоро», матрица Эйзенхауэра, метод GTD или правило двух минут — выбирайте тот способ, который поможет вам быть продуктивным. Вот основные методы тайм-менеджмента, которые помогут в работе. Отлично, если во время работы вы не отвлекаетесь на соцсети, видео и менее важные задачи.

Как соблюдать дедлайны, если вы руководитель

Руководители используют дедлайны не только для контроля сотрудников и планирования работы команды. Грамотное планирование помогает избежать сбоев в работе команды. Вот несколько советов для руководителей.

Ставьте понятные задачи

Чтобы сотрудник не нарушал дедлайны, важно понятно и чётко формулировать задание. Дайте исполнителю контекст выполнения задания и необходимые данные, расскажите ему нюансы. Если этого не сделать, он потратит время на уточнения и сбор информации, и это скажется на сроках сдачи работы.

Каждому — по способностям

Обычно в команде мало специалистов, которые хороши во всём, — сотрудники имеют глубокую экспертизу в одном-двух направлениях. Именно поэтому при выборе исполнителя хорошо бы учесть и его сильные стороны. Если человек мастерски верстает презентации, но слаб как дизайнер сайтов, заставлять его делать многостраничный сайт для корпорации — это плохая идея.

Ставьте реалистичные сроки

Важно соблюдать баланс между интересами бизнеса и состоянием сотрудников. Адекватно оценивайте силы команды, не давайте сразу несколько задач с горящими сроками. Перегруз ведёт не только к срыву дедлайнов, но и плохому качеству работ.

Как поставить реалистичный срок по задаче:

• Оцените, сколько времени на похожие задачи тратили раньше. Если прошлая задача была легче, можно заложить меньше времени, если сложнее — дать больше времени к сроку.
• Спросите у исполнителя, сколько времени ему понадобится на эту задачу. Узнайте, чем он руководствовался при оценке.
• На основе оценки, ответов исполнителя и дедлайна клиента рассчитайте срок выполнения задачи.

Заложите буфер

При работе над проектом или задачей могут возникнуть форс-мажоры. Для таких ситуаций пригодится временной буфер. Он поможет в ситуациях, когда выполненную работу принесли в последний день или клиент добавил пару правок и внести их нужно до дедлайна. Именно поэтому рекомендуется выделять на задачу чуть больше времени, чем на неё может потребоваться по факту.

Узнавайте о ходе работы

Следить за выполнением задачи нужно, но при этом не стоит каждый день спрашивать у исполнителя: «Ну как там?» Важно, чтобы от таких вопросов у подчинённых не возникало ощущения, будто их считают некомпетентными или безответственными.

Помочь сотрудникам уложиться в сроки можно с помощью промежуточного ревью — встречи, на которой можно задать вопросы и обсудить проблемы. Так руководитель сможет скорректировать дедлайн или подключить ещё одного сотрудника. Такие встречи проводятся ежедневно или раз в неделю, всё индивидуально для каждого проекта.

Что делать, если не успеваешь к дедлайну

Несоблюдение дедлайна — это проблема для всех. Бизнес несёт финансовые и репутационные потери, а команда исполнителей наказывается и демотивируется. Чтобы не подводить других, можно сделать следующее:

• Предупредить заранее. Ситуации бывают разные: неправильно оценили задачу, случился форс-мажор, прилетела другая срочная задача. Лучше не тянуть до последнего, а предупредить руководство и клиента.
• Предложить альтернативу. Попробуйте согласовать новые сроки, если не успеваете уложиться в текущие. Дайте клиенту информацию о статусе проекта: на какой стадии находится работа, сколько времени нужно. Как правило, люди идут навстречу обстоятельствам, главное — убедительно объяснить необходимость и причины переноса.
• Компенсировать перенос. Предложите клиенту компенсацию за сложившуюся ситуацию. Это может быть дополнительная услуга — например, разработка логотипа к сайту клиента или изготовление брендбука.

Если дедлайны ставятся с учётом опыта участников и сложности проекта, они помогают замотивировать команду. Когда есть договорённость о сроках между командой, руководителем и клиентом, в проекте есть ясность. Чёткие границы этапов, разумное распределение ресурсов и энтузиазм сотрудников — признаки грамотно выставленных дедлайнов.

Что в итоге

• Дедлайн необходим бизнесу. Он помогает компании выполнять задачи, а сотруднику — быть эффективнее.
• Дедлайны бывают внешние (от заказчика) и внутренние (от команды или руководителя). Также их можно классифицировать по степени срочности на мягкие, жёсткие и сверхсрочные.
• При правильном использовании дедлайны помогают выполнить задачу в срок, мотивировать сотрудников и планировать работу вдолгую. Дедлайны могут навредить, если неправильно определены сроки выполнения или они слишком большие.
• Если вы исполнитель: оценивайте время на задачу, расставляйте приоритеты и разбивайте её на подзадачи. В работе используйте техники тайм-менеджмента.
• Если вы руководитель: ставьте понятные задачи с реалистичными сроками, при этом желательно учесть способности сотрудников. Подстрахуйтесь, взяв на задачу немного больше времени, чем нужно. И не забывайте мониторить ход её выполнения.
• В случаях, когда дедлайн под угрозой срыва, лучше предупредить заинтересованные стороны заранее. При этом важно внятно объяснить, почему так случилось и что делать дальше. В качестве компенсации можно предложить клиенту дополнительную услугу или работу.