Для чего нужны дедлайны и как с ними подружиться

Часто дедлайн становится источником напряжения в команде. Но на самом деле это эффективный инструмент работы и достижения целей. В статье разберём, зачем нужен дедлайн и что учесть, чтобы извлечь из него максимум пользы.

Что такое дедлайн и зачем он нужен

Дедлайн — это срок сдачи проекта или задачи. Грамотно расставленные дедлайны помогают:

• Поделить проект на чёткие этапы, где каждый участник знает свою зону ответственности.
• Распределить ресурсы команды так, чтобы не выгореть в середине проекта.
• Организовать работу команды для достижения общей цели.
• Сдать каждый этап в срок.
• Закончить проект без задержек и оправдать ожидания клиента.

Дедлайны помогают, когда задач слишком много и нужно расставить приоритеты. Представим, что команде из дизайнера, автора и редактора нужно сверстать лендинг. Чтобы организовать работу внутри команды, участники распределят задачи между собой и договорятся о сроках сдачи. Сначала редактор разработает структуру лендинга, затем автор напишет текст, а после дизайнер сверстает макет. При этом каждый участник будет знать, к какому числу будет готов определённый этап работы. При таком подходе у команды гораздо больше шансов сдать проект в срок и избежать стрессовых ситуаций.

Какие бывают дедлайны

Дедлайны делят на несколько типов в зависимости от инициатора дедлайна и уровня срочности.

Виды дедлайна по инициатору

В проекте есть три стороны: заказчик, команда и руководитель проекта. В зависимости от того, кто определяет срок сдачи работы, выделяют два типа дедлайна: внешний и внутренний.

Внешний. Это дедлайн, исходящий от заказчика. Например, клиент просит сдать свёрстанный макет сайта 25 марта, эта дата будет внешним дедлайном. Клиент не знает, на какие этапы распределена работа внутри проекта, но ждёт результат до наступления оговорённого срока.

Внутренний. У задач в проекте есть внутренний дедлайн. Его назначают коллеги по команде или руководитель проекта. Внутренний дедлайн помогает понять, к какому моменту будет выполнен отдельный этап работы. Например, автор готовит текст к 3 марта, а дизайнер верстает макет к 7 марта. Без внутренних дедлайнов дизайнер не будет знать, когда подключиться к работе и сколько времени заложить на проверку.

Важно соблюдать внутренние сроки так же серьёзно, как и внешний дедлайн. Если внутрикомандные сроки сорваны, есть риск не сдать проект вовремя.

Виды дедлайна по уровню срочности

Задачи, из которых состоит проект, имеют разную ценность и по-разному влияют на результат. Важно распределить сроки так, чтобы исполнитель понимал, куда направить усилия в первую очередь.

Например, редактор написал текст и показывает его клиенту на встрече. Он хочет уточнить информацию по тексту, и клиент обещает вернуться с ответами к концу недели. Редактор понимает, что ответ может затянуться до следующего понедельника, но задача несрочная, и несколько дней задержки не повлияют на результат. Такая договорённость — это мягкий, или плавающий, вид дедлайна. Уровень срочности у задач с мягким дедлайном средний или низкий.

В конце встречи руководитель проекта договаривается о следующем звонке, на котором команда покажет вариант макета после правок. Чтобы команда успела исправить макет, нужно назначить срок сдачи этого этапа за несколько дней до следующей встречи. Такой срок — это фиксированный, или жёсткий, дедлайн. Эту дату сдвигать нельзя, так как она влияет на срок сдачи финального варианта макета.

Для задач, которые нужно сделать прямо сейчас, ставят сверхсложные дедлайны. В таком случае надо бросить всё и сразу сесть за работу. Так бывает, если задача сваливается внезапно или какую-то часть работы забыли сделать. Например, дизайнеру нужно срочно отрисовать три варианта логотипа к завтрашней встрече с заказчиком. В такой ситуации важно сохранять спокойствие и не откладывать работу.

Что такое редлайн

Редлайн (от англ. redline ‘красная линия’) — это финальный срок сдачи проекта внутри команды. Это дата, которая наступает до дедлайна с клиентом. Например, команда должна сдать клиенту макет сайта 25 марта — это дедлайн проекта. А редлайном будет более ранняя дата, например 20 марта.

Редлайн — финальный внутренний дедлайн — нужен команде, чтобы проверить готовность проекта. После редлайна возможны только мелкие правки — поменять фразу в блоке или уменьшить размер полей кнопки. Крупные изменения — переписать весь текст или переделать логотип — после редлайна не вносят.

Раньше понятием редлайн называли линию, за которую нельзя заходить, в противном случае можно получить вред жизни и здоровью. Например, при авариях или природных происшествиях. В проекте эта опасная зона означает, что основная часть времени закончилась — проект должен быть готов, как будто его нужно показывать заказчику на следующий день.

Риски при неверно выставленных дедлайнах

В работе над проектом важно помнить о главной цели — создании полезного продукта на основе ТЗ от заказчика и сдаче его в срок. Дедлайн — это лишь один из инструментов эффективной работы. Если сроки выставлены без учёта навыков команды и её загрузки, дедлайн будет затруднять работу над проектом.

Вот к чему может привести неверно обозначенный дедлайн:

1. Нарушится коммуникация с руководителем проекта. Сотрудники будут нервничать и скрывать от руководителя реальную готовность работы.
2. Пострадает качество. При сжатых сроках может не хватить времени на детальную работу над проектом, и проект не будет отвечать замыслу заказчика.
3. Начнутся конфликты внутри команды из-за того, что участники не будут успевать сдавать свою часть работы в срок.

Как итог — сотрудники теряют мотивацию и сомневаются в своём профессионализме. Руководитель проекта не в курсе того, как в действительности продвигается работа. Клиент получает продукт, далёкий от ТЗ и с минимумом пользы для бизнеса.

Если руководитель назначает дедлайны с учётом опыта участников и сложности проекта, дедлайны помогут ему замотивировать команду. Когда есть договорённость о сроках между командой, руководителем и клиентом, в проекте есть ясность. Чёткие границы этапов, разумное распределение ресурсов и энтузиазм сотрудников — признаки грамотно выставленных дедлайнов.

Как ставить сроки и сдавать проекты вовремя

Чтобы назначить дедлайны, комфортные для команды и клиента, нужно опираться на знания о сотрудниках, продукте и бизнесе заказчика. Посмотрим, как расставить дедлайны в проекте.

Например, клиент обратился в студию дизайна за новым сайтом. Он хочет увидеть макет через три недели. Вы не знаете, получится ли уложиться в этот срок. Воспользуйтесь списком из трёх советов, которые помогут ответить на запрос клиента:

1. Оцените масштаб задачи. На основе требований заказчика составьте план работы и список специалистов, которых нужно привлечь к проекту. Затем поделите работу на этапы. Это поможет предварительно расставить внутренние дедлайны и понять, сможете ли вы сдать проект в срок.

2. Оцените загрузку команды. После того как определён состав команды, нужно понять, насколько заняты специалисты. Сделайте табличку с ролями в команде и оцените, насколько команда загружена. Например, так:

Из таблицы видно, что автор и дизайнер смогут взять ещё один проект в работу. Но редактор сильно загружен. В таком случае можно обговорить с ним детали проекта и найти решение: увеличить срок или подобрать более опытного автора, чтобы снять нагрузку с редактора. Ещё стоит учитывать, что кто-то из специалистов, например дизайнер, может быть занят сейчас на другом проекте, но к моменту вёрстки сайта он уже освободится.

3. Обратитесь к предыдущему опыту. Проверьте, были ли у вас похожие проекты и посмотрите, за какое время вы сдавали проект. Это поможет оценить адекватность сроков, которые ставит клиент. Если команда не выполняла подобных проектов, заложите запас времени на доработку.

Если следовать простым правилам, дедлайн станет эффективным инструментом достижения цели. Важно адекватно оценивать сроки проекта, распределять задачи в соответствии с навыками и опытом команды и вовремя реагировать, если работа затягивается.