Как использовать Яндекс Трекер для личной и командной продуктивности

Если у вас маленькая команда, но большие планы, нужно уделять особое внимание продуктивности и эффективно распределять ресурсы. В этом помогут инструменты для коммуникации, планирования и хранения информации. Удобно, если они собраны в одном сервисе, таком как Яндекс Трекер. Рассказываем, как он поможет команде работать слаженно и достигать поставленных целей.

Как повысить личную и командную продуктивность

Чтобы повысить продуктивность, нужно реорганизовать рабочие процессы и подобрать инструменты, которые ускорят и облегчат выполнение задач. Рассказываем, что делать и какие решения использовать, чтобы производительность росла.

Сосредоточиться на долгосрочных целях и ценностях

Рутинные задачи часто заслоняют собой главный ориентир, и работа кажется однообразной и бессмысленной. Фокус на долгосрочных целях и ценностях компании поддерживает мотивацию и не даёт распыляться.

В Яндекс Трекере можно создать карточку проекта и прописать его миссию и цели, в том числе стратегические. Так важная информация всегда будет перед глазами у руководителя и команды — это поддержит желание двигать проект вперёд.

Разбивать крупные задачи на шаги

Объёмные задачи дезориентируют — непонятно, как к ним подступиться и с чего начать. Если разбить их на мелкие шаги, будет легче действовать целенаправленно и рационально, найти узкие места и распределить ресурсы заранее.

В Яндекс Трекере можно каскадировать проекты и фиксировать их на диаграмме Ганта. Так вы составите наглядную и понятную карту реализации и точнее оцените риски.

Расставлять приоритеты

На каждом этапе проекта есть свои значимые задачи, которые сильнее остальных влияют на результат. Приоритеты помогают тратить ресурсы на то, что действительно важно.

Например, производитель задумал выпустить линию косметики и выбирает, потратить бюджет на маркетинговое исследование рынка или на работу дизайнера, который придумает логотип. Анализ рынка на этом этапе важнее, с ним станет понятно, что и для кого производить. Если анализ будет неполным или некачественным, даже красивый и оригинальный логотип не спасёт ситуацию.

Приоритизировать задачи можно с помощью таких техник, как матрица Эйзенхауэра. Она помогает ранжировать дела по срочности и важности и стабилизировать расписание. А Яндекс Трекер поможет соблюдать приоритет. В нём можно маркировать задачи тегами или цветом в соответствии с матрицей или сформировать бэклог — список задач, которые нужно сделать или обсудить с командой.

Применять гибкое управление

Небольшим предприятиям приходится конкурировать с крупными игроками рынка. Важно выделиться на их фоне и этим привлечь покупателей. Для этого нужен продукт-новинка, попадающий в свежие рыночные тренды. Чтобы отследить их и быстро подстроиться, нужна гибкость и адаптивность.

В этой ситуации можно использовать техники и инструменты из методики управления Agile. С их помощью можно знакомить клиентов с продуктом до того, как он полностью будет готов, быстро собирать обратную связь и вносить доработки. Точно так же можно внедрять и тестировать разные способы продвижения: скидки, программу лояльности, рекламу в соцсетях.

В Яндекс Трекере есть дашборды, с помощью которых контролируют такие работы с большим количеством гипотез и изменений. На них удобно фиксировать задачи и их статусы. Так руководитель будет видеть работу над каждой гипотезой и сможет вовремя среагировать на изменения.

Отслеживать промежуточные результаты

Учёт промежуточных результатов нужен, чтобы находить лучшие решения, снижать издержки, следить за командой и её эффективностью. Так можно находить факторы, мешающие продуктивной работе. Например, компания выводит продукты на маркетплейс. Перед сотрудниками задача — заполнить товарные карточки. Если проанализировать скорость заполнения в самом начале, можно будет вовремя принять меры для ускорения — подключить дополнительные силы или использовать нейросеть.

Контроль промежуточных результатов также важен для мотивации и продуктивности команды. Из-за рутины и длительной работы сотрудникам может показаться, что ничего не меняется и их усилия ни к чему не ведут, а значит, незачем стараться. Руководитель может переубедить их, обратив внимание на общий прогресс проекта.

Яндекс Трекер поможет отследить и визуализировать изменения с помощью отчётов, которые можно скачивать. Также можно строить графики и диаграммы — например, со статистикой по выполненным задачам. Это поможет быстро показать команде общую картину и скорректировать стратегию, если потребуется.

Выстроить качественную и быструю коммуникацию

Может показаться, что в небольших группах общение само собой происходит быстро и продуктивно. Все коллеги в доступе, знают функционал и возможности друг друга, быстро договариваются. Но и в таких условиях бывают бесполезные и не относящиеся к делу созвоны и разговоры. Конечно, совсем запрещать неформальное общение не стоит — оно помогает сплотить команду, но лучше ограничить его по времени.

Есть ещё один фактор, который делает рабочее общение неудобным и долгим, — это разрозненность инструментов. Например, вам пишет коллега и спрашивает про задачу, которую нужно сперва отыскать в переписке, а потом в документах. Такие «раскопки» длятся неоправданно долго и раздражают.

В Яндекс Трекере общение происходит в том же пространстве, где хранятся задачи и документы. Переписку можно начать на базе задачи, и там же она и сохранится. Собеседники могут быстро сориентироваться, о чём идёт речь.

Делегировать и распределять задачи

Делегирование освобождает руководителя от рутины и позволяет уделять больше внимания стратегии и управлению. Но это не сработает, если просто передать задачи и забыть о них.

Ещё один важный момент — поручать задачи лучше одному сотруднику. Если их двое или больше — ответственность уже расплывается, люди надеются друг на друга, в итоге задачу выполняют некачественно или с опозданием.

В Яндекс Трекере можно создавать типовые ТЗ в Яндекс Формах, а задачи прикреплять к ответственным пользователям. Сервис устроен так, что можно выбрать только одного исполнителя задачи. Выполнение можно отслеживать с помощью статусов и маркировок задач.

Организовать удобное рабочее пространство

Здесь речь идёт про личные кабинеты сервисов, базы данных и виртуальные рабочие столы. Команде нужны хранилища для документов с удобным и быстрым доступом, возможность обмениваться рабочими материалами и собирать информацию с клиентов или коллег. Если всё это дополнено простым и понятным интерфейсом, рабочий процесс идёт быстрее, а бесполезной рутины становится меньше.

Яндекс Трекер подходит и для офисной, и для удалённой работы. Есть интеграция с другими сервисами: Яндекс Облако, Яндекс Формы, Яндекс Календарь. При необходимости сотрудники могут пользоваться мобильным приложением Трекера — в нём доступны основные функции десктопной версии.

Внедрить автоматизацию

Использование шаблонов, макросов и искусственного интеллекта ускоряет работу. Сейчас для этого есть нейросети, боты или специальное ПО. Более того, автоматизацию внедряют практически во все инструменты для бизнеса.

Так, в Яндекс Трекере есть шаблоны типовых задач. Сервис может автоматически создавать их в указанное время. Есть функция автозаполнения для виджетов и других объектов.

Другие преимущества Яндекс Трекера

• Яндекс Трекер доступен по подписке — можно обойтись без своих серверов. Не нужно покупать специальное оборудование и нанимать сотрудника для его обслуживания.
• Есть разные тарифы — для больших и маленьких организаций. В них включены такие сервисы, как Телемост и Яндекс Диск. Можно подключить только Яндекс Трекер, без дополнительных программ и услуг.
• Мигрировать в Трекер можно самостоятельно — команда Яндекса пришлёт инструкцию. В некоторые тарифы также включена приоритетная поддержка.
• В свободном доступе есть обучающие видео по настройке и шаблонам Яндекс Трекера. Ещё мы создали бесплатный курс по основам работы с платформой.

Личная и командная продуктивность — о чём ещё важно помнить

• Эмоциональный климат — важный аспект продуктивности. Конфликты отвлекают от задач и поглощают много энергии. Поэтому недоразумения и споры лучше разрешать сразу же, не дожидаясь, пока атмосфера накалится.
• У каждого свой способ быть продуктивным, люди бывают разные. Одна и та же техника может повышать продуктивность у одного и снижать у другого. Нужна вариативность. Нельзя прийти и сказать: с сегодняшнего дня работаем только по «помидорке», другие методики использовать нельзя.

То же касается биоритмов. Например, одна часть вашей команды бодрая с самого утра, а другая «просыпается» ближе к вечеру. В таком случае лучше позволить людям распределять дела в расписании так, чтобы самые сложные из них приходились на активную фазу.

• Нужно несколько попыток, чтобы найти и внедрить действенный подход к повышению продуктивности. Лучше давать себе и другим время на тестирование и освоение того или иного лайфхака.
• Баланс отдыха и работы критически важен для продуктивности. Запас энергии у каждого свой, и нужно уметь вовремя его восполнять. Лучше делать это до того, как силы полностью иссякнут.

Резюмируем

• Чтобы повысить личную и командную продуктивность, нужно разбивать крупные цели на шаги, применять гибкое планирование, отслеживать промежуточные результаты, помнить о стратегических целях, поддерживать качественную коммуникацию, делегировать задачи, организовать удобное рабочее место и использовать автоматизацию. Выполнить эти условия можно с помощью инструментов Яндекс Трекера.
• У Яндекс Трекера есть следующие преимущества: доступ по подписке, разные тарифы, простая миграция и бесплатные обучающие материалы для пользователей.
• Важное о личной и командной продуктивности — на неё значительно влияет эмоциональный климат, индивидуальные особенности сотрудников и баланс отдыха и работы.