Как поддержать стабильную работу команды, когда бизнес растёт. Опыт Яндекс 360

За 2023 год масштаб бизнеса Яндекс 360 кратно увеличился: усложнилась оргструктура, стало больше сотрудников. В декабре 2022 года в команде было 225 человек, сейчас — 400. В условиях быстрого роста компания столкнулась с вызовами: процессы, которые давали результат на небольших объёмах, перестали работать, произошло дробление ролей сотрудников, расширился круг их служебных обязанностей.

Александр Чеснавский, коммерческий директор Яндекс 360, рассказывает о том, как удалось наладить работу в новых условиях.

На что обратить внимание при активном росте бизнеса

Когда компания быстро развивается, важно внимательно работать с командой. Нужны решения, которые помогут сохранить мотивацию сотрудников, эффективность бизнес-процессов и скорость реакции на изменения.

Какие задачи стоят перед руководителем на этапе масштабирования:

Фокусировать внимание команды на общей миссии. Миссия объединяет коллектив, а чтобы мотивировать людей на глобальные изменения, важно отмечать промежуточные достижения. Так компания сможет поднять планку возможного в сознании сотрудников. То, что ранее казалось нереальным, станет амбициозной целью.

Стимулировать развитие горизонтальных связей. Командная работа замедляется и становится менее результативной, если для решения текущих задач или спорных ситуаций требуется участие руководителя. Нужно развивать в коллегах навыки межличностных коммуникаций и умение брать ответственность в рамках своих компетенций. Это поможет быстро решать текущие вопросы, не привлекая менеджеров высшего звена.

Если сотрудник Яндекс 360 обращается ко мне с вопросом, я смотрю, мог ли он решить задачу самостоятельно или в связке с командой. Возможно, коллега сделал всё возможное и без моего участия действительно не обойтись.

Бывает, человек не видит нужное решение или не может его применить. В этом случае моя задача — провести внутренний коучинг, чтобы специалист понял, как справиться с ситуацией. Такой подход занимает время, но в перспективе делает команду более самостоятельной.

Обеспечить прозрачность коммуникаций как внутри команды, так и с коллегами извне. Открытое общение, когда участники коллектива могут делиться обратной связью, идеями и подсвечивать проблемы, экономит время и повышает эффективность взаимодействия.

Создать чёткие должностные инструкции для специалистов (R&R). Они должны очертить и стандартизировать круг рабочих обязанностей. R&R помогают обеспечить качество выполнения задач и структурируют работу команды, особенно если у сотрудника есть роли в разных подразделениях.

Важно, чтобы инструкции оставались гибкими, не ограничивали инициативу специалистов и не приводили к стихийной передаче ответственности между исполнителями. Тогда в условиях нестандартной ситуации работники попытаются решить вопрос самостоятельно, а не будут перекидывать его между коллегами и подразделениями. Также нужно смотреть, как на практике работают R&R, и, если требуется, корректировать их.

3 инструмента, которые используют в Яндекс 360, чтобы расти без ущерба для команды и бизнес-процессов

Синергия возможностей делает рабочие процессы более эффективными, а управление командой — гибким.

Постановка целей по OKR

Методика OKR позволяет формулировать чёткие цели, синхронизировать их, управлять динамикой их достижения и анализировать полученные результаты. Например, запуская новый сценарий использования продукта, мы уже на старте чётко понимаем, какую цель преследуем и как будем измерять успех.

Инструмент работает по каскадному принципу, когда цели и задачи спускаются последовательно от руководителя до сотрудников подразделений, а обратная связь и отчёты о выполнении собираются через обратный каскад. Он пронизывает все уровни компании и даёт возможность оценить взаимодействие между разными группами сотрудников, понять зависимости, увидеть потенциальные риски и вовремя принять стратегические решения.

Трекер задач

Трекер — удобное решение для автоматизации различных бизнес-процессов и проектов. Это клей между процессами. Он помогает компании расти структурированно: легко управлять любой деятельностью и контролировать выполнение задач. Кроме того, Трекер служит инструментом мотивации и вовлечения, так как все результаты доступны в едином поле.

В Яндекс 360 мы реализовали в Трекере почти всё — от согласования канцелярии до ведения проектов. Например, координировали в нём работу по запуску продаж в Беларуси — это направление состояло из десятков мини-проектов с участием многих специалистов. Мы проходили согласования с юристами, вносили правки в партнёрские договоры, дорабатывали биллинг, обучали продавцов, готовили пресс-релизы. В Трекере на каждую задачу был создан тикет и назначен ответственный. По ходу проекта любого участника команды можно было привлечь для согласования или консультации. В результате работа была полностью управляема, а вся информация по проекту сохранилась в одном месте.

Регулярные встречи

Мы проводим их на трёх уровнях, чтобы охватывать общие корпоративные процессы, повышать продуктивность конкретных направлений и отдельных специалистов.

All-Hands. Встречи для большого числа участников. Они помогают команде оставаться на одной волне. Коллеги обсуждают новости, делятся интересными кейсами, подводят итоги и рассказывают о планах на будущие периоды.

По бизнес-направлениям. Тематические встречи для подразделений или групп сотрудников. Например, участники собираются, чтобы проанализировать бизнес-отчёты.

Во встречах, где участвует большое число коллег, очень важно иметь подготовленную адженду. В этом команде Яндекс 360 помогает Календарь. Сотрудники получают права на редактирование события: в описании они фиксируют вопросы, которые их интересуют. В итоге к началу мероприятия есть готовая, коллективно сформулированная адженда прямо в Календаре.

Встречи 1:1. Важный инструмент, который позволяет сотруднику поделиться обратной связью по процессам, обозначить болевые точки. Руководитель из первых уст слышит, что не работает, и может оперативно скорректировать ситуацию.

На таких встречах мы обсуждаем самые разные вопросы. Например, корректно ли работает система мотивации или как пересекаются R&R разных ролей. Также можем рассмотреть кейсы и сценарии использования нашего продукта. И конечно, пообщаться о том, что интересного сотрудник хочет сделать в рамках рабочего проекта. Если коллеге нужна помощь, важно что-то решить или ускорить, я могу повлиять на ситуацию.

Из-за роста команды Яндекс 360 встречи 1:1 стали реже, но сохранили общую регулярность.

«Пятницы без встреч». Новый инструмент, который мы тестируем. В рамках формата в этот день сотрудники не проводят созвоны и могут сконцентрироваться на обдумывании долгосрочных задач. Когда компания растёт, коллеги вовлекаются в большее количество коммуникаций. Необходимо, чтобы у них оставалось время не только на текущие задачи, но и на планирование. Пока у нас не получается совсем отказаться от встреч в пятницу, но удаётся сократить их число.

Главная задача руководителя — слушать и слышать команду

Когда бизнес растёт, особенно ценным ресурсом становится обратная связь от сотрудников. Без неё встречи быстро превратятся в формальность, а путь к достижению целей станет сложнее и дольше.

В Яндекс 360 обратная связь — основа для изменений. Наши специалисты ежедневно общаются с клиентами и партнёрами, лучше понимают детали рабочих процессов и могут предложить хорошие решения для их оптимизации. При этом каждая инициатива рассматривается не только с точки зрения потребностей отдельного человека, но и со стороны компании в целом.

Я, как руководитель, тоже соблюдаю принцип открытости. Участники команды всегда знают, почему принимается то или иное решение. Такой подход уменьшает неопределённость и укрепляет доверие в коллективе.