Как Яндекс Трекер помогает наладить HR-процессы в компании

Кадровые задачи — зона ответственности HR-отдела. Но в эти процессы неизбежно вовлечены и другие участники: руководители, бухгалтерия, ИТ, производственные и административные отделы. Чтобы информация не терялась, а сроки не нарушались, все задачи, связанные с кадрами, удобно организовать в едином пространстве.

Яндекс Трекер помогает выстроить прозрачное взаимодействие и избавить HR от рутины. В сервисе нет жёстких шаблонов или обязательных сценариев. Он легко адаптируется под существующие процессы в вашей компании: последовательность шагов, ответственные, сроки — всё можно настроить так, как принято у вас.

Хотите, чтобы служба безопасности проверяла кандидатов перед выходом? Добавьте нужный шаг. Нужно перед увольнением закрыть доступ в 10 систем? Настройте чек-лист. Задачи и сроки будут видны всем участникам процесса, чтобы можно было отказаться от ручного контроля и напоминаний.

Подбор персонала

В Трекере можно настроить весь процесс подбора: от добавления новой позиции в штатное расписание до собеседования кандидатов.

HR-специалист с помощью сервиса Яндекс Формы настраивает шаблон заявки на подбор персонала: можно задать обязательные и дополнительные поля, выпадающее списки, чтобы готовый запрос содержал все необходимые для начала работы данные. Этим шаблоном будут пользоваться руководители подразделений, когда им понадобится сотрудник.

Форму запроса можно разместить либо в интерфейсе Трекера, либо на корпоративном портале. Руководитель подразделения заполняет заявку с описанием вакансии по шаблону. После отправки в Трекере появляется задача (тикет), которая содержит все данные из формы.

Если в штате нет нужной позиции, HR запускает согласование. Система создаёт задачи для руководства, бухгалтерии, юристов, чтобы они одобрили запрос в части своих полномочий. Все подзадачи связаны между собой и с основным запросом, поэтому участники могут взаимодействовать — например, задавать уточняющие вопросы, запрашивать информацию или просить поправить что-то в заявке.

Когда новая позиция согласована, HR-специалист начинает подбор. Вакансию можно опубликовать на сайте компании или, например, на HeadHunter, а в описании — разместить ссылку на форму, которую должен заполнить кандидат. Отклики соискателей из формы автоматически собираются в Трекере в очередь — это список задач с резюме и контактами.

HR-специалист может просматривать кандидатов и с помощью настраиваемых статусов фиксировать процесс работы: «Новый кандидат», «Отклонить», «Назначить собеседование» и так далее. Для разных статусов можно настроить шаблоны писем и комментариев. Если кандидат не подходит — вежливо отказать с указанием причины, если подходит — пригласить на собеседование, а потом отправить офер.

Приём на работу и адаптация

Если соискатель принимает офер, рекрутер меняет статус задачи, и Трекер автоматически создаёт новую: на оформление сотрудника. В ней уже есть данные кандидата, дата выхода и список ответственных: кадровик, бухгалтер, ИТ-служба, руководитель, бадди.

Система сразу запускает подзадачи:

• заключение трудового договора;
• оформление пропуска и доступа к системам;
• настройка техники и подготовка рабочего места.

В тикет для каждого исполнителя можно добавить чек-лист с подзадачами. Например, для ИТ-отдела — настроить компьютер и VPN, оформить почтовый адрес, открыть доступ к системам. Задачу не получится закрыть, пока не выполнен чек-лист. Когда срок подходит к концу, Трекер напоминает об этом исполнителю, а если дедлайн прошёл, эскалирует вопрос на руководителя.

Параллельно запускается задача на адаптацию. Руководитель указывает цели и критерии успешного прохождения испытательного срока. Сотрудник заполняет анкету, знакомится с планом, проходит пульс-опросы — например, в конце первой недели и месяца. По завершении адаптации руководитель принимает финальное решение, а задача закрывается.

Управление отпусками и командировками

В Трекере также можно работать с отпусками и командировками. Для этого нужно с помощью сервиса Яндекс Формы создать соответствующие шаблоны запросов.

Сотрудник заполняет запрос: выбирает даты, указывает тип отпуска, а в случае с командировкой — цель поездки. При необходимости пишет комментарий. После отправки заявки в Трекере создаётся задача со статусом «Ожидание согласования», которая направляется руководителю сотрудника.

Руководитель получает уведомление, проверяет заявку и либо утверждает, либо отклоняет её. После согласования задача поступает в HR-отдел, который оформляет необходимые документы. Когда всё готово, система отправляет сотруднику письмо с просьбой подписать документы.

К задаче можно подключить административный отдел, бухгалтерию и другие подразделения: система создаёт подзадачи — например, забронировать билеты и гостиницу, подготовить приказ, рассчитать и выдать аванс или отпускные.

В Яндекс Трекере могут работать все подразделения бизнеса — от IT до отдела закупок. Инструмент гибко подстроится под специфику процессов. Как подготовить сервис к командной работе читайте в статье.

Реферальная программа

Компания может поощрять сотрудников, которые помогают в подборе персонала и подсказывают подходящих кандидатов на открытые позиции. Если рекомендованный соискатель проходит отбор и выходит на работу, сотрудник получает бонус. Если в компании работает такая реферальная программа, в Трекере можно собирать информацию для учёта выплат.

Для этого на внутреннем портале компании публикуют форму заявки. Сотруднику достаточно указать имя и контактные данные предлагаемого кандидата и вакансию, на которую тот может подойти. После заполнения формы в Трекере создаётся задача с пометкой «Реферальный кандидат». Соискатель проходит стандартный процесс отбора, при этом HR видит, кто рекомендовал человека.

Если кандидат принят и успешно прошёл испытательный срок, Трекер создаёт подзадачу для бухгалтерии. В ней уже указаны данные рекомендателя, сумма бонуса и все необходимые реквизиты. Бухгалтеру не нужно уточнять детали вручную, а HR — следить за сроками выплат.

Увольнение и офбординг

В случае увольнения по собственному желанию вместе с заявлением сотрудник заполняет анкету в формах: указывает дату ухода, отвечает на вопросы, которые заменяют выходное интервью. Если инициатор — работодатель, данные в форму вносит руководитель. В Трекере создаётся задача и автоматически назначаются подзадачи нужным сотрудникам:

• руководитель согласовывает увольнение;
• HR оформляет документы;
• IT отключает доступы;
• офис-менеджер забирает оборудование;
• бухгалтерия рассчитывает выплаты.

Читайте: «В Яндекс 360 и Трекере работает вся команда — от разработчиков до юристов»: опыт Генериума.

Повседневные кадровые запросы

Трекер упрощает оформление справок для сотрудников — о доходах, с места работы, копии документов и другие. Вместо писем и звонков в HR-отдел сотрудник просто заполняет форму, и запрос автоматически попадает в очередь задач для нужного специалиста.

Ответственный сотрудник видит все данные, формирует документ и прикрепляет его в задачу. Если нужна электронная версия, её можно отправить прямо в Трекере. Если нужна бумажная справка, сотрудник просто приходит и забирает готовый экземпляр.

Вся информация фиксируется в статусах запросов, поэтому никто не беспокоит звонками с вопросом: «Уже готово?». Специалисту отдела кадров не нужно каждый раз отвлекаться от текущих задач, сотрудники сами видят, что происходит с их запросом.

Коротко: как Яндекс Трекер помогает HR-команде держать задачи под контролем

Яндекс Трекер помогает навести порядок в кадровых процессах:

• Собирает все HR-задачи в одном окне. Наём, адаптация, отпуск, увольнение, справки и переводы — всё прозрачно, со статусами и ответственными.
• Автоматизирует рутину. Трекер автоматически отправляет уведомления, назначает задачи в работу.
• Контролирует сроки и SLA. Для процессов и задач можно установить нормативы по времени. Если задача просрочена, система эскалирует её руководителю.
• Настраивается под процессы в компании. Можно определить свои маршруты согласований и последовательности действий, настраивать сроки и статусы, как удобно вашей команде.
• Автоматизирует сбор запросов и уведомления. На основе заявок в Формах автоматически создаются задачи, а уведомления приходят в почту и мессенджеры.
• Позволяет подключать внешние сервисы и другие системы компании. При необходимости Трекер можно интегрировать с другими сервисами: ЭДО, ERP- и ИТ-системами. Это упрощает документооборот.
• Показывает аналитику. Дашборды отображают, сколько времени занимает каждый процесс, где возникло узкое горлышко, и сколько задач «горит» сейчас.