Корпоративная база знаний: что это такое и чем она полезна для бизнеса

У любой компании со временем накапливается много документов и важной информации. Часто она хранится в разных местах без единой системы. В этом случае быстро найти нужный документ, описание проекта или контакты сотрудника бывает сложно. С помощью корпоративной базы знаний можно создать единую систему хранения документов, которая будет доступна для всех сотрудников компании.

В статье расскажем о возможностях корпоративной базы данных для бизнеса и подскажем удобный сервис для её создания.

Что такое база знаний

Корпоративная база знаний — это библиотека с информацией о компании, её продуктах и работе. Она может располагаться на сайте компании или на отдельном сервисе. Разработать свою базу знаний может любая компания.

Она может быть внешней и внутренней. Внешняя база знаний находится в открытом доступе. Прежде всего она предназначена для клиентов компании. В ней могут быть ответы на часто задаваемые вопросы, информация о продуктах или услугах компании, исследования отрасли.

Внутренняя база знаний доступна только сотрудникам компании. В ней хранятся данные о персонале и их рабочие контакты, должностные инструкции, обучающие материалы, а также информация о клиентах.

Внутренняя база знаний поможет повысить эффективность работы сотрудников, систематизировать информацию, не терять нужные документы.

Для чего нужна внутренняя база знаний

Хранение и систематизация информации. За время работы каждая компания накапливает много важной информации о реализованных проектах, клиентах и сотрудниках.

В базе знаний организации могут быть, например, договоры с клиентами, кейсы успешных проектов, информация о сотрудниках, аналитика и отчётность за период работы бизнеса. Так информация не потеряется и её можно будет быстро найти.

Например, один из старых клиентов снова обратился в компанию. База знаний поможет быстро найти всю историю сотрудничества: договор, проекты, информацию об исполнителях. Не нужно собирать документы о работе с клиентом по всем подразделениям — всё будет храниться в одном месте в базе знаний организации.

Повышает эффективность работы. Все сотрудники работают по единым стандартам и знают, где искать ответы на свои вопросы. Кроме того, в составе базы знаний может быть информация о сотрудниках всех подразделений и списки контактов. Всё это сделает работу команды слаженной и сократит время работы над проектом.

Улучшает онбординг сотрудников. В базе знаний можно собрать различные руководства, обучающие документы и инструкции для персонала. Особенно полезно это будет для новых сотрудников. Им не придётся отвлекать от работы коллег, чтобы получить информацию.

Например, во внутренней базе знаний для сотрудников новичок может узнать, как в компании принято оформлять документы, или посмотреть инструкции по работе с корпоративной программой.

Помогает развивать команду. В базе знаний можно хранить тесты, опросники, анкеты для проверки знаний сотрудников. Или собирать обучающие материалы и лекции для повышения квалификации.

Например, отдел маркетинга получил новую задачу — создать корпоративный блог в социальной сети. Сотрудники могут взять в базе знаний книги и лекции экспертов по этой теме, чтобы лучше и быстрее выполнить задачу.

Как выбрать сервис для создания базы знаний

Чтобы база знаний была доступной, информативной и удобной, важно выбрать сервис.

Он должен отвечать нескольким основным требованиям:

• Быть простым и лёгким в использовании для сотрудников
• Обладать универсальным доступом
• Обеспечить безопасное хранение данных
• Иметь обучающие материалы по работе платформы и обеспечивать техническую поддержку
• Обладать функцией ведения аналитики и отчётности

Создать и вести корпоративную базу знаний удобно в Яндекс Вики. Она простая в использовании, и в ней можно хранить всю необходимую информацию.

Как создать базу знаний в Яндекс Вики

Яндекс Вики — это бесплатный сервис для создания корпоративной базы знаний. В Вики внутренняя база знаний будет состоять из множества страниц. Можно создавать и редактировать страницы с описанием проектов, информацией о продуктах компании, обучающими материалами. А ещё можно настраивать доступ для разных категорий пользователей.

Шаг 1. Авторизуйтесь в сервисе. Чтобы создать базу знаний в Яндекс Вики, нужно подключить Яндекс 360 для бизнеса — это легко сделать по инструкции. Если у вас уже есть аккаунт Яндекс 360 для бизнеса, можно сразу создавать базу знаний.

Шаг 2. Создайте первую страницу. Это один из основных инструментов, с него начинается создание базы знаний компании.

• Перейдите на Вики и на панели слева нажмите «Создать страницу».
• Выберите, в каком редакторе хотите создать страницу. В старом редакторе для оформления текста используется Вики-разметка, она преобразует страницы в формат HTML. В новом редакторе такой разметки нет.
• В поле «Название» введите заголовок страницы.
• Выберите «Личный раздел».
• Нажмите кнопку «Создать». После этого откроется страница, куда нужно будет внести информацию.

Шаг 3. Прикрепите файл к Вики-странице. Можно загрузить на страницу файл или разместить в тексте ссылку. Максимальный размер файла — 200 МБ.

• Откройте страницу и в правом верхнем углу нажмите «Действия», затем выберите «Файлы»
• Нажмите кнопку «Выберите файл» и откройте нужный

Шаг 4. Настройте доступ к странице. Менять права доступа может автор страницы или администратор организации. Открыть страницу можно всем сотрудникам, только авторам или некоторым сотрудникам.

• В правом верхнем углу страницы нажмите «Действия» и выберите «Настройки». Можно нажать кнопку, на которой указан режим доступа к странице.
• Укажите, кому будет доступна страница. Пользователи, у которых нет доступа, не смогут её просматривать и редактировать. Можно разрешить пользователям только просмотр, но запретить редактировать.
• Нажмите кнопку «Сохранить».

В Яндекс Вики можно добавлять новых пользователей, сохранять историю изменений, добавлять страницы в избранное, создавать динамические таблицы.

Коротко о главном

• Корпоративная база знаний — это библиотека с информацией о компании, её продуктах и работе. Создать свою базу знаний может любая организация.
• Корпоративная база знаний поможет хранить и систематизировать информацию о бизнесе, повысить эффективность работы сотрудников, улучшить онбординг.
• Для создания корпоративной базы знаний нужен сервис. Он должен быть простым и понятным в использовании, надёжным и быстрым.
• Яндекс Вики — удобный сервис для базы знаний компании. В нём можно создавать, редактировать и оформлять страницы и разделы, делать динамические таблицы.