Онбординг для новичков: зачем он нужен и как его организовать

Первые месяцы после устройства на работу новые сотрудники присматриваются к новому месту и оценивают, нравится ли им работать в компании. Чтобы помочь новичкам адаптироваться и начать эффективно работать, нужен онбординг. Рассказываем, что это за процесс и как правильно его организовать.

Что такое онбординг и почему он важен

Онбординг — это процесс адаптации нового сотрудника в компании, который помогает вступить в должность без стресса. Если онбординг проходит удачно, сотрудник остаётся работать в компании надолго.

Обычно погружение новичков длится около трёх месяцев — и часто совпадает с периодом испытательного срока, если он предусмотрен. Вот для чего нужно проводить онбординг:

• поэтапно ввести работника в обязанности и процессы;
• познакомить с корпоративной культурой;
• комфортно адаптировать новичка и погрузить в коллектив.

Этапы онбординга: какие бывают и из чего состоят

Онбординг стоит начать сразу после того, как сотрудник получил офер и выбрал дату трудоустройства. Процесс состоит из нескольких этапов.

Пребординг. Это подготовка сотрудника к выходу на работу, которая поможет снять тревогу и даст чёткий план действий на первое время. Для этого заранее отправьте на почту соискателя краткую информацию о компании и список документов на трудоустройство, расскажите о принятом дресс-коде и графике работы, а также объясните, как пройдёт первый день.

Онбординг в первый рабочий день. Это день икс, в который все новые сотрудники больше всего волнуются. Новичок получает первое впечатление о компании, знакомится с коллективом и оценивает общую атмосферу.

Чаще всего процесс трудоустройства начинается с оформления документов: поручите провести его HR-менеджеру, а затем встретьте новичка. Чтобы познакомить его с компанией, проведите ему welcome-презентацию. На ней можно рассказать о компании, её миссии и принятых внутренних правилах, а также показать сервисы для решения кадровых и рабочих вопросов: например, порталы для заказа справок, оформления доступов в программы, корпоративные мессенджеры и другие важные ресурсы.

В первый день обычно проходит и установочная встреча. На ней с новым сотрудником стоит поделиться ожиданиями от испытательного срока, рассказать, как устроено рабочее расписание и каков план погружения на ближайшую неделю. Также руководителю нужно познакомить новичка с коллегами и с рабочим местом. Это позволит новоиспечённому сотруднику понять, чего от него ждут, и не растеряться на новом месте.

Оформите для новичка список задач на испытательный срок через Яндекс Документы. Такой индивидуальный план погружения можно отправить на почту: в нём стоит описать по пунктам, чего ждут от сотрудника в компании, обозначить сроки и критерии оценки каждого этапа. Так новичок будет понимать, что нужно изучить за время испытательного срока, а руководитель в конце сможет оценить его достижения.

Онбординг после первого рабочего дня. Мероприятия в этот период отличаются в разных отделах, но в основном состоят из обучения и большого количества встреч.

Часто руководители просят команду помогать в погружении нового коллеги. Например, можно назначить наставника из числа коллег, который будет отвечать на вопросы, объяснять сложные процессы и делиться лайфхаками по работе. Попросите кого-то из членов команды показать офис, чтобы новичок знал, где пообедать, помыть руки и распечатать документы. Также стоит добавить коллегу в общие командные чаты и рассказать, кто чем занимается, а ещё — объяснить, кому и по каким вопросам можно писать на почту.

В процессе онбординга новых сотрудников в первые недели менеджеры по персоналу часто назначают обязательные обучающие курсы — например, по трудовому распорядку, пожарной и информационной безопасности. Если они предусмотрены в компании, расскажите об этом новичку и обозначьте сроки, в которые нужно закончить обучение.

В этот период стоит рассказать о целях отдела и о том, какими KPI будет измеряться эффективность работы. Новый человек в команде должен понять, как его работа влияет на общие цели компании, — это поможет принимать решения и брать на себя ответственность. Организуйте для новоиспечённого сотрудника как можно больше встреч с коллегами, с которыми ему придётся работать и напрямую общаться. Комфортный психологический климат можно создать за счёт неформальных встреч, совместных обедов или тимбилдинга.

Онбординг до конца испытательного срока. По итогам первого месяца работы проведите ещё одну встречу и обсудите с сотрудником его успехи и моменты, которые стоит доработать. Это позволит новичку определить зоны роста, а вам — дать конструктивную обратную связь.

После первого месяца можно предложить заполнить анкету, где сотрудник сможет поделиться своими впечатлениями и мнением по поводу онбординга. С помощью опросов и анкет можно оценить, насколько сотрудники довольны работой, командой и местом работы в целом.

По итогам трёх месяцев адаптации проведите финальную встречу, чтобы подвести итоги, обсудить проблемы и достижения. Спросите сотрудника, как он оценивает себя, что осталось непонятным и главное — готов ли продолжать работу в новой должности. Руководителю стоит поделиться итогами онбординга и со своей стороны и озвучить решение о продолжении работы.

Грамотный онбординг должен быть прозрачным и структурированным. В процессе новичок должен оперативно и легко получать ответы на свои вопросы — например, через наставника, базу знаний или коллег.

Как оценить эффективность онбординга

Если сотрудник готов остаться в компании, значит, онбординг прошёл успешно, а руководитель и менеджер по персоналу сделали всё, чтобы адаптировать нового специалиста. Вот как понять, что онбординг был успешным:

• Измерьте время от устройства на работу до того, как сотрудник стал самостоятельным. Оцените, через какой промежуток времени новичок смог погрузиться в задачи и выполнять работу без помощи коллег.
• Оцените степень удовлетворённости работой. Выясните, насколько ожидания сотрудника совпали с реальностью, нравится ли ему то, чем он занимается, и насколько его работа сейчас похожа на идеальную.
• Проанализируйте психологическое состояние новичка. Поговорите с сотрудником о том, как он чувствует себя на новом месте: комфортно ли ему работать, всегда ли он знает, куда обратиться за помощью. Также стоит обратить внимание, легко ли новому коллеге в коллективе.

Главное — в пяти пунктах

1. Онбординг сотрудников начинается ещё до выхода на работу и продолжается до конца испытательного срока. Чтобы сотрудник остался в компании, стоит его замотивировать, проявлять заботу и создать доброжелательную атмосферу.
2. Не оставляйте сотрудника один на один с задачами и не ждите максимальной продуктивности в первые же дни: новичку нужно время, чтобы погрузиться во всё, что важно, и научиться работать самостоятельно.
3. Онбординг состоит из пребординга, установочной встречи, обучения, личных встреч, тренингов, онлайн-курсов и подведения итогов.
4. Перед выходом сотрудника на работу подумайте, из каких мероприятий будет состоять онбординг, кто будет помогать новичку на первых порах и как вы оцените результаты онбординга.
5. Собирайте обратную связь, чтобы улучшать процессы адаптации новичков: например, можно запустить анкету, опрос или поговорить с новым сотрудником лично.