Зачем бизнесу нужен корпоративный мессенджер

Согласно исследованию Яндекс 360 и A2:Research, 68% сотрудников решают рабочие вопросы в чатах, а 33% пользователей не разделяют рабочие и личные переписки. Из-за этого потоки сообщений легко путаются: по ошибке можно отправить отчёт маме, а фото любимого кота — начальнику. Навести порядок в деловой коммуникации поможет корпоративный мессенджер. Рассказываем, как он упрощает взаимодействие между сотрудниками и чем будет полезен бизнесу.

Что такое корпоративный мессенджер

Корпоративный мессенджер — это инструмент для мгновенного обмена сообщениями и материалами исключительно между сотрудниками компании. Решение может размещаться на локальном сервере компании или в облаке и интегрироваться с CRM-системой, базой данных, инструментами рассылок. В таких сервисах удобно создавать групповые чаты для большого количества участников.

Всё общение происходит в закрытом рабочем пространстве, поэтому за конфиденциальность информации можно не волноваться. Доступ открывает администратор: случайные люди не прочитают переписку, а уволившийся коллега не заберёт с собой отчётность или клиентскую базу.

Мессенджер для бизнеса может включать разные полезные опции: аудио- и видеозвонки, опросы, бот-платформу и т. д. Важно, чтобы в функционале были треды — ветки комментариев под конкретным сообщением в чате или канале. Благодаря им каждый, кто присоединится к беседе, сможет увидеть контекст обсуждения и быть в курсе дел.

Какие бывают корпоративные мессенджеры

Условно корпоративные мессенджеры можно разделить на две категории:

1. Самостоятельные сервисы — например, amo или Dialog Мессенджер. В таких приложениях можно созваниваться, создавать чаты и каналы. Они удобны, если ваша главная цель — организовать быструю слаженную коммуникацию внутри команды.

2. Мессенджеры, которые входят в состав комплексных решений для совместной работы. К ним, например, относятся Яндекс Мессенджер и VK Teams.

Этот вариант подойдёт, если вы хотите решать разные задачи без переключения между системами. Например, не только общаться в чатах, но также планировать события в календаре и вести деловую переписку с клиентами и подрядчиками в почте.

Яндекс Мессенджер для бизнеса: возможности и преимущества

Мессенджер доступен на Android, iOS, Windows, macOS — решать рабочие задачи можно откуда угодно, даже с телефона в дороге.

Сервис входит в экосистему Яндекс 360 для бизнеса, которая также включает в себя Почту, Диск, Документы, Телемост, Календарь, Рассылки и Заметки. Можно вести переписку, работать с документами, назначать и проводить видеовстречи в рамках одной платформы.

Деловая переписка не смешивается с личной

Всё общение происходит в закрытом контуре, поэтому вы можете быть уверены, что у посторонних нет доступа к данным компании. В аккаунте каждого сотрудника есть два пространства — рабочее и личное. Между ними можно переключаться, но переслать сообщение и документ из деловой переписки родственнику или другу технически невозможно.

Вся важная информация находится в безопасности

Переписка проходит по закрытому TLS-каналу и доступна только отправителю и получателю, а звонки защищены сквозным шифрованием. Данные хранятся в нескольких копиях на разных серверах в России: даже если один из них перестанет работать, компания ничего не потеряет.

Легко найти контакты любого сотрудника в адресной книге

В отличие от привычных приложений, в Мессенджере не придётся искать ник или добавлять человека в контакты, чтобы написать ему. Сервис синхронизирован с Яндекс Почтой — все сотрудники автоматически появляются в адресной книге. Коллег легко найти по фамилии и имени или по email. Это позволяет быстро создавать чаты по отделам, командам или задачам.

Удобно общаться по рабочим вопросам

В Мессенджере есть привычные форматы общения: переписка, голосовые сообщения и групповые созвоны. Добавить эмоции можно с помощью реакций, которые, в отличие от стикеров и эмодзи, не мешают беседе.

Во время созвона участники могут записывать экран и показывать презентации, а у организатора есть возможность управлять микрофоном и камерой собеседников. Функция дозвона будет полезна, если трансляция уже началась, а сотруднику нужно дополнительно пригласить кого-то из коллег.

Чтобы командная работа была ещё продуктивнее, собеседники в диалогах могут:

Выделять важное. Если при отправке нажать звёздочку, оповещение придёт всем — даже тем, у кого отключены уведомления.

В самом сообщении можно расставить акценты с помощью визуального редактора в веб-версии и приложении для ПК. Пользователям доступно несколько вариантов стиля: жирный, курсив, подчёркнутый, зачёркнутый, моноширинный, код, ссылка.

Проводить опросы. Узнать мнения коллег и принять решение помогут голосования: можно совместно выбрать место для корпоратива или дату совещания.

Расшифровывать аудио. Многие предпочитают общаться голосовыми сообщениями, но это неудобно, например, когда человек в дороге. Если длина аудио не более 10 минут, Мессенджер автоматически сделает текстовую расшифровку.

Создавать каналы с новостями компании. Отдел продаж может рассказать о крупной сделке, бухгалтерия — о сроках выдачи зарплаты, а отдел персонала — прислать подборку книг о тайм-менеджменте.

Треды позволяют отделять тематические обсуждения

Отдельные темы удобно обсуждать в тредах, чтобы не перегружать корпоративный чат. Первое сообщение станет темой, ответы на него — комментариями. Так можно организовать дискуссию по любому вопросу и при этом не мешать общему диалогу.

Участники могут управлять подписками на треды и отслеживать только важную для себя информацию. Когда сотрудник оставляет комментарий либо его упоминают, он автоматически подписывается на обсуждение. После этого ему будут приходить пуш-уведомления о новых сообщениях. Если тема больше не актуальна, подписку можно отменить. Для удобства треды группируются в отдельной папке.

Мы подробно рассказали, как работать с тредами, в отдельной статье.

Можно подключить чат-бота для решения простых задач

Мессенджер позволяет сделать чат-бота через открытый API, чтобы быстро обрабатывать типовые запросы от персонала. Бот сэкономит время специалистов, так как он может:

• Взять на себя обязанности HR-отдела. Бот будет проводить пульс-опросы и помогать в онбординге новичков: знакомить с документами, отвечать на вопросы.
• Оптимизировать работу с документами. Через бота можно получить справку о зарплате или выписку из трудовой — коммуникация между отделами будет быстрее.
• Собрать чат для решения срочных задач. Если возникла проблема, допустим, поломка оборудования или баги в программном обеспечении, бот сам создаст чат и пригласит в него нужных участников.

Какие задачи можно делегировать боту и как его подключить, рассказываем в статье.

Кратко: чем корпоративный мессенджер полезен для бизнеса

С корпоративным мессенджером сотрудникам проще общаться с коллегами, обращаться к специалистам из других отделов и решать рабочие вопросы. Руководители при этом могут не беспокоиться о безопасности данных: вся коммуникация проходит по закрытому каналу, а звонки защищены сквозным шифрованием.

Такое решение подходит для бизнеса из разных ниш. Например, «Азбука Вкуса» использует Яндекс Мессенджер для постановки задач сотрудникам своих торговых точек. Благодаря оперативной связи работа в магазинах и на складах стала быстрее.

Удобно, что отдельно платить за Мессенджер не нужно: он уже входит в экосистему Яндекс 360 для бизнеса. Подробнее узнать о сервисе можно на сайте.