Удалённое рабочее место: что это и как его организовать

Удалённая работа — формат, который позволяет набирать сотрудников из разных городов и не ограничиваться в выборе специалистов. Но как организовать удалёнку так, чтобы это было безопасно для бизнеса, работа шла без перебоев, а корпоративные данные точно оставались внутри компании? Разбираемся в статье.

Что такое виртуальное рабочее место и терминальный доступ

Чтобы сотрудник мог выполнять свои задачи удалённо, ему требуется доступ к специальному программному обеспечению (ПО) — например, к CRM-системе и сервису для работы с документами. Организовать работу сотрудников можно двумя способами:

1. VDI (Virtual Desktop Infrastructure) — инструмент для организации удалённых рабочих мест. С помощью специального сервера управления на платформе виртуализации создают виртуальные машины, на каждой из которых установлена своя операционная система. Все необходимые программы для одного сотрудника устанавливаются на отдельную виртуальную машину, изолированную от ПО других сотрудников.
2. Терминальный доступ — это когда все нужные программы и рабочее пространство находятся на одном сервере. Для каждого пользователя создают отдельную копию программы, но все они работают на одной операционной системе.

Как работает виртуальное рабочее место

Обычно корпоративные программы хранятся у компании на локальном или удалённом сервере. Офисные компьютеры подключены к этой системе: на их рабочих столах сразу отображаются ярлыки нужных программ, папки и документы.

С помощью сервера управления администратор создаёт для удалённого сотрудника виртуальное рабочее пространство. Оно тоже связано с сервером, но при этом доступ к ПО и данным можно получить через личный компьютер. Администратор выбирает окружение и уровень доступа пользователя. Например, для бухгалтерии можно отобразить один набор программ, а для отдела продаж — другой.

Сотрудник с удалённым доступом может вносить изменения в общие документы. На экране компьютера это отображается как обычные действия, но все процессы происходят на отдельной виртуальной платформе. Именно поэтому, даже если с компьютером специалиста что-то случится, это никак не повлияет на сохранность данных компании.

В VDI есть два механизма использования:

1. Когда виртуальная машина с рабочим местом закрепляется за одним сотрудником. Если пользователь подключается к своему рабочему месту впервые, система автоматически назначает ему одну из свободных виртуальных машин. После окончания сеанса все данные и параметры сотрудника сохраняются в памяти оборудования. В следующий раз при входе пользователь будет направлен на это же виртуальное место.
2. Когда виртуальная машина с рабочим местом не закрепляется за сотрудником. После авторизации пользователь получает доступ к свободному виртуальному месту. По окончании рабочего дня вся созданная им информация удаляется, машина обновляется и становится доступна для следующего пользователя. Этот механизм подходит компаниям с большим количеством временных работников: нет необходимости выделять каждому из них отдельную постоянную виртуальную машину.

Преимущества удалённых рабочих мест

Единая точка доступа. Такое решение объединяет нужные программы на сервере организации. В итоге компьютер специалиста не перегружается тяжёлым софтом, а IT-отдел контролирует исправную работу сервисов.

Централизованное управление. Проще обновлять ПО, следить за объёмом передаваемых данных, настраивать новые учётные записи сотрудников или удалять ненужные. За всё это могут отвечать 1–2 администратора, что экономит средства и время на поиск специалистов в штат техподдержки.

Прозрачная работа с файлами. Системный администратор всегда видит, что происходит в виртуальном офисе, какие изменения вносят работники и куда перемещают документы. При подозрительной активности специальные скрипты заблокируют доступ к рабочему месту и к файлам, которые там хранятся.

Безопасность. Данные хранятся не на жёстком диске, а в дата-центрах, которые защищены лучше обычных ПК. В них есть резервные системы, которые обеспечивают бесперебойную работу. При этом данные всегда доступны — достаточно подключиться к интернету.

3 способа внедрить удалённые рабочие места

Развернуть VDI самостоятельно. Чтобы всё заработало, сначала потребуется установить, настроить и запустить нужное ПО. После этого нужно поддерживать сервер, организовывать удалённый доступ и защищать данные. Возможно, придётся докупить оборудование, если имеющихся мощностей станет недостаточно.

Если в месте размещения сервера произойдёт интернет-сбой или выключат свет, все удалённые рабочие места отключатся. Если у вас есть только один серверный центр без резервной копии, стоит задуматься о планировании аварийного восстановления. Часть виртуальных машин VDI можно сохранить локально, а другую часть разместить в облаке. Полезно заранее создать шаблоны виртуальных машин, чтобы в случае аварии в дата-центре их можно было оперативно развернуть на облачных ресурсах.

Арендовать облачный сервер и организовать VDI на нём. Облачный провайдер сам будет обновлять серверы, следить за их работой и обеспечивать резервное копирование данных. Если перестанет хватать мощностей, можно будет арендовать ещё. Но внедрять и настраивать облачный рабочий стол всё равно придётся самостоятельно.

Получить VDI как сервис от провайдера. В этом случае вы не просто арендуете облачные серверы, а получаете полностью готовый сервис с образами виртуальных машин. Останется только их настроить и при необходимости установить нужное ПО для работы виртуального удалённого рабочего стола.

Сервис Yandex BareMetal позволяет взять в аренду физический сервер, который будет использоваться только вами. Этот сервер легко соединяется с облачными сервисами и надёжно защищён от других пользователей. Вы сами устанавливаете нужные программы и операционные системы. Все серверы подключены к резервному питанию и охлаждению, а за их работу и обслуживание техники отвечает Yandex Cloud.

Готовые SaaS-приложения вместо VDI: проще внедрить и использовать

VDI подходит не всем: нужно настраивать отдельное ПО, подключать сервисы и инструменты. Перевести в удалённый формат отдельных специалистов команды можно и другими способами.

SaaS-приложения работают по подписке, и их функций может быть достаточно для удалённой работы. Они работают через обычный браузер, но не передают информацию сторонним ресурсам.

Вот примерный пошаговый план организации работы удалённой команды с помощью SaaS-приложений:

1. Перед началом работы решите, какими сервисами будете пользоваться. Например, подходящим вариантом полноценного виртуального офиса может стать Яндекс 360 для бизнеса. Он объединяет в себе все необходимые инструменты, чтобы бизнес-процессы шли эффективно и без перебоев.
2. Сформируйте базу всех необходимых документов для работы. Папки с файлами могут храниться на Диске. Там же удобно организовать работу с документами — так они станут доступны для совместного редактирования и любые изменения в них будут сразу сохраняться.
3. Обеспечьте удобную коммуникацию сотрудников. Для этого подойдёт Мессенджер. Там можно настраивать не только чаты, но и каналы. Все сотрудники будут знать последние новости компании и точно не пропустят важное.
4. Внедряйте процессы контроля выполнения задач. Можно вести общее расписание в Календаре: добавлять туда созвоны, планёрки и другие встречи.
5. Объединяйте команду. Научите сотрудников грамотно планировать свой день, созванивайтесь по видеосвязи, регулярно давайте обратную связь и поддерживайте. Для созвонов подойдёт Телемост: в сервисе есть возможность демонстрации экрана и записи встречи. Удобно, когда нужно обсудить задачу голосом или подвести итоги командного проекта.

Представим, что на Диске хранится график проектов, который постоянно обновляется. Владелец файла настраивает к нему общий доступ и кидает ссылку в чат. Теперь сотрудники могут самостоятельно заходить в документ, чтобы обновить прогресс работы над проектом. Не нужно отвлекать других коллег или по несколько раз сохранять файл на устройстве, чтобы потом переслать кому-нибудь другому. В итоге документы не переходят из рук в руки и находятся под защитой облачного хранилища.

Перевести сотрудников на удалённый формат работы и сохранить эффективные скорости бизнес-процессов можно, если настроить виртуальный офис. Благодаря VDI или SaaS-приложениям данные находятся в безопасности, а сотрудники легко получают к ним доступ и могут закрывать задачи из любой точки страны.