Удалённое рабочее место: что это и как его организовать

Удалённая работа — формат, который позволяет набирать сотрудников из разных городов и не ограничиваться в выборе специалистов. Но как организовать удалёнку так, чтобы это было безопасно для бизнеса, работа шла без перебоев, а корпоративные данные точно оставались внутри компании? Разбираемся в статье.

Удалённое рабочее место: что это такое и как работает

Чтобы сотрудник мог выполнять свои задачи удалённо, ему требуется доступ к специальному программному обеспечению — например, к CRM-системе и сервису для работы с документами. Обеспечить этот доступ помогает VDI — инструмент для организации удалённых рабочих мест, или УРМ.

Обычно корпоративные программы хранятся у компании на локальном или удалённом сервере. Офисные компьютеры подключены к этой системе: на их рабочих столах сразу отображаются ярлыки нужных программ, папки и документы. Для удалённого сотрудника с помощью VDI создаётся виртуальное рабочее пространство: оно тоже связано с сервером, но при этом доступ к ПО и данным можно получить через личный компьютер.

Специалист получает возможность работать с программами и вносит изменения в общие документы. На экране компьютера это отображается как обычные действия, но все процессы происходят на отдельной виртуальной платформе. Поэтому даже если с компьютером сотрудника что-то случится, это никак не повлияет на сохранность данных компании.

В чём преимущества удалённых рабочих мест

Единая точка доступа. Такое решение объединяет нужные программы на сервере организации. В итоге компьютер специалиста не перегружается тяжёлым софтом, а IT-отдел контролирует исправную работу сервисов.

Централизованное управление. Проще обновлять ПО, следить за объёмом передаваемых данных, настраивать новые учётные записи сотрудников или удалять ненужные. За всё это могут отвечать 1–2 администратора, что экономит средства и время на поиск специалистов в штат техподдержки.

Прозрачная работа с файлами. Системный администратор всегда видит, что происходит в виртуальном офисе, какие изменения вносят работники и куда перемещают документы. При подозрительной активности специальные скрипты заблокируют доступ к рабочему месту и к файлам, которые там хранятся.

Безопасность. Данные хранятся не на жёстком диске, а в дата-центрах, которые защищены лучше обычных ПК. В них есть резервные системы, которые обеспечивают бесперебойную работу. При этом данные всегда доступны — достаточно подключиться к интернету.

Как организовать удалённую работу сотрудников с VDI

Для организации VDI нужно позаботиться о нескольких вещах:

Настроить удалённые рабочие места на устройствах. Для этого пригодится помощь системных администраторов или других специалистов, ответственных за IT-обеспечение компании. Если есть возможность — сотрудник может привезти личный ноутбук в офис. Если такой возможности нет, то нужно организовать удалённое подключение или составить чёткую инструкцию для самостоятельной настройки.

Подготовить сотрудников к работе с новой системой. Проведите инструктаж и обучение — покажите пошагово, как работать с инструментами, и расскажите, кто будет отвечать за техподдержку, если она понадобится. Дома не получится окликнуть коллегу, чтобы уточнить незначительный технический вопрос, — придётся ждать ответа администратора в чате. Поэтому перед выходом на удалёнку люди должны быть максимально подготовлены к её особенностям.

Напомнить про важность стабильного подключения. Чтобы процесс работы на удалённом месте не прерывался, требуется хорошее интернет-соединение. Объясните этот момент специалистам. Самый подходящий вариант — это домашний Wi-Fi. Мобильный интернет или сеть в кафе и гостиницах гораздо реже работает исправно.

SaaS-приложения как удобная альтернатива VDI

VDI подходит не всем: нужно настраивать отдельное ПО, подключать сервисы и инструменты. Перевести в удалённый формат отдельных специалистов команды можно и другими способами.

SaaS-приложения работают по подписке, и их функций может быть достаточно для удалённой работы. Они работают через обычный браузер, но не передают информацию сторонним ресурсам.

Например, подходящим вариантом полноценного виртуального офиса может стать Яндекс 360 для бизнеса. Он объединяет в себе все необходимые инструменты, чтобы бизнес-процессы шли эффективно и без перебоев:

• Для общения. Чтобы коллеги могли легко и быстро общаться между собой и решать мелкие задачи, подходит Мессенджер. Там можно настраивать не только чаты, но и каналы. Все сотрудники будут знать последние новости компании и точно не пропустят важное.

Если вопрос не решить в переписке, можно созвониться через Телемост. В сервисе есть возможность демонстрации экрана и записи встречи. Удобно, когда нужно обсудить задачу голосом или подвести итоги командного проекта.

• Для организации рабочего процесса. Чтобы контролировать выполнение задач, можно вести общее расписание в Календаре: добавлять туда созвоны, планёрки и другие встречи.
• Для совместной работы. Все папки с файлами могут храниться на Диске. Там же удобно организовать работу с документами: так они станут доступны для совместного редактирования и любые изменения в них будут сразу сохраняться.

Представим, что на Диске хранится график проектов, который постоянно обновляется. Владелец файла настраивает к нему общий доступ и кидает ссылку в чат. Теперь сотрудники могут самостоятельно заходить в документ, чтобы обновить прогресс работы над проектом. Не нужно отвлекать других коллег или по несколько раз сохранять файл на устройстве, чтобы потом переслать кому-нибудь другому. В итоге документы не переходят из рук в руки и находятся под защитой облачного хранилища.

Перевести сотрудников на удалённый формат работы и сохранить эффективные скорости бизнес-процессов можно, если настроить виртуальный офис. Благодаря VDI или SaaS-приложениям данные находятся в безопасности, а сотрудники легко получают к ним доступ и могут закрывать задачи из любой точки страны.