Как выбрать инструмент для постановки и контроля задач

Сейчас на рынке представлены разнообразные сервисы для совместной работы. Если ранее бизнес не использовал подобные инструменты для планирования и контроля, выбор может быть сложным. Нужно одновременно учесть боли команды, возможности, удобство и надёжность площадок. В статье расскажем о пяти шагах, которые помогут найти оптимальный вариант.

Шаг 1. Проанализируйте потребности и задачи бизнеса

Определите проблемы, которые компании нужно решить в первую очередь, и те, что могут подождать. Узнайте у сотрудников, почему не получается работать эффективно. Так вы поймёте, какие процессы требуют улучшения.

Исследование будет более полным, если учитывать мнение всех заинтересованных сторон — как рядовых сотрудников, так и руководителей подразделений. Коллеги нередко видят одну и ту же проблему по-разному. Например, руководитель понимает, что работа с заявками идёт медленно и неэффективно. А менеджер может поделиться причинами ситуации: клиентская база хранится в разных файлах или приходится тратить много времени на бумажные отчёты.

Для сбора информации и анкет удобно использовать сервис Яндекс Формы. За несколько минут можно создать опрос с нуля или с помощью шаблонов. А потом — отправить сотрудникам ссылку на форму. Ответы коллег легко просматривать в сервисе и сохранить для дальнейшей аналитики.

Шаг 2. Определите нужный функционал

Из потребностей бизнеса можно понять, какие инструменты для постановки задач и контроля их выполнения нужны команде. Для качественной работы понадобятся календарь, заметки, а также следующие функции:

Группировка задач. Систематизирует работу и упрощает контроль проектов. Помогает определить объём работы на разных этапах и обозначить зоны ответственности команд и сотрудников. Например, в Яндекс Трекере можно группировать задачи с помощью очередей. Каждая очередь — это пространство, где задачи объединены по определённому признаку. Так, можно создать очереди для разных продуктов или отделов компании — бухгалтерии, юридической службы, маркетинга.

В зависимости от процессов подразделения можно выбрать шаблон, по которому задачи будут последовательно проходить этапы, например «Открыт», «В работе», «Закрыт». Ответственные смогут мониторить ход работ по соответствующим статусам.

Кроме того, в Трекере есть система фильтров, чтобы находить задачи по тегам, исполнителям, приоритетам.

Инструменты для совместной работы. Чтобы участники команды синхронизировались при выполнении задач, нужна возможность внутри сервиса обмениваться документами, прикреплять файлы, оставлять комментарии и вести переписку в чате. Именно так устроен рабочий процесс в Трекере. Все данные по задаче сохраняются в одной форме (тикете). Поэтому в любой момент пользователи могут вернуться к информации.

Система отчётов. Позволяет собрать аналитику по процессам и оценить эффективность работы сотрудников, подразделений, компании в целом в разные периоды времени. Отчёты, таблицы и другие форматы делают процессы прозрачными, руководитель может оперативно контролировать ситуацию и вносить изменения.

В Трекере есть наглядные дашборды с виджетами. Это небольшие карточки с полезной информацией — таблицами, графиками, заметками. Данные на дашборде обновляются автоматически. С инструментом важная аналитика по процессам всегда находится под рукой.

Интеграция с другими сервисами. Опция позволяет объединить возможности разных площадок в одну экосистему. В процессе работы сотрудникам не надо переключаться между сторонними чатами, планировщиками задач и файлообменниками.

Например, Яндекс Трекер входит в онлайн-офис Яндекс 360 для бизнеса вместе с Почтой, Календарём, Диском, Телемостом, Документами, Мессенджером, Формами и Wiki. Все инструменты связаны общими сценариями использования. Например, сотрудники могут заполнять заявки на обслуживание в Формах, и они автоматически будут появляться в виде задач в Трекере. Или можно в Календаре запланировать созвон и сразу получить ссылку на встречу в Телемосте.

Стоит обратить внимание, предлагает ли площадка функционал, который пригодится при дальнейшем масштабировании бизнеса. Например, рабочие доски Канбан и Скрам, диаграмму Ганта, автоматизации. Когда дополнительные инструменты контроля выполнения задач понадобятся, их можно будет сразу подключить к работе.

Шаг 3. Проверьте уровень безопасности

Ваши данные должны быть надёжно защищены от утечек. На внутреннем уровне нужна возможность настраивать доступы для сотрудников.

Например, в Трекере базово все пользователи могут только просматривать информацию. Для полноценной работы с задачами администратор может выдать права на редактирование отдельным коллегам, группам или целым подразделениям. Каждый специалист сможет взаимодействовать только с информацией, которая необходима ему для выполнения задач. Допустим, маркетологи не смогут просматривать задачи бухгалтерии и наоборот.

При желании можно автоматически настроить полный доступ всем новым пользователям Трекера.

Также в современных условиях надёжнее выбирать российские сервисы, которые работают вне зависимости от мировых тенденций. Так, все данные в Яндекс Трекере хранятся на территории России с учётом законодательных требований.

Шаг 4. Узнайте, есть ли служба поддержки и обучение

У каждой площадки своя специфика и особенности, поэтому можно на этапе выбора разобраться, как работает служба поддержки и насколько она отзывчивая. Будет кстати, если сервис предоставляет учебные материалы для пользователей (гайды, инструкции), информирует об обновлениях и новых опциях. Сотрудники смогут быстро уточнять непонятные моменты и эффективнее решать задачи.

Связаться со службой поддержки Яндекс Трекера можно в интерфейсе сервиса, доступен чат или электронная почта. Ещё команда Яндекс 360 для бизнеса помогает при миграции с других площадок, а также регулярно проводит вебинары, где эксперты рассказывают о базовых настройках и обновлениях.

Шаг 5. Подведите итоги

Чтобы выбрать эффективный инструмент для планирования и контроля задач, удобно собрать все плюсы и минусы в таблицу. Можно использовать Яндекс Таблицы — понятная аналитика поможет объективно оценить площадки. На готовую таблицу можно отправить ссылку коллегам, дать доступы на просмотр или редактирование. Так получится более предметно обсудить возможные варианты.

Коротко о том, как выбрать сервис для планирования и контроля задач

1. Определите, чего сейчас не хватает бизнесу, какие потребности не закрыты.
2. При выборе функционала ориентируйтесь на боли, но проверьте, что площадка предоставляет базово необходимые функции: группирование задач, теги, фильтры.
3. Узнайте, в какой стране находятся серверы провайдера услуг. Безопаснее, если в России.
4. Выбирайте сервис с отзывчивой службой поддержки и большим количеством обучающих материалов.
5. Чтобы обсудить варианты с коллегами, удобно оформить итоговую аналитику в Яндекс Таблицах.