Как выбрать инструмент для постановки и контроля задач

Сейчас на рынке представлены разнообразные сервисы для совместной работы. Если ранее бизнес не использовал подобные инструменты для планирования и контроля, выбор может быть сложным. Нужно одновременно учесть боли команды, возможности, удобство и надёжность площадок. Важно, чтобы сервис был простым и интуитивно понятным, интегрировался с популярными приложениями и обеспечивал необходимый уровень безопасности данных.

Возможность одновременно вести разные проекты

Чтобы избежать путаницы, сервис должен давать возможность отслеживать, к какому проекту относится каждая задача, какие у неё сроки и кто за неё отвечает. Это помогает определить объём работы на разных этапах и обозначить зоны ответственности команд и сотрудников. В Яндекс Трекере задачи группируют с помощью очередей по определённому признаку, например по продуктам или отделам компании.

Очереди структурируют работу над крупными проектами. Например, в Трекере можно создать проект «Организация ивента» и добавить в него поручения для разных отделов. Допустим, дизайнеры получат задачу «Придумать оформление буклетов» через очередь DESIGN, а отдел закупок — «Заказать брендовую канцелярию» через очередь ZAKUP. При этом руководителю, который ведёт одновременно несколько проектов, не придётся метаться между очередями и тратить время на поиск задач: всё собрано в одном месте, в списке «Проекты».

Условия для масштабирования

Сервис не должен ограничивать количество задач или загружаемых документов. Это особенно важно для растущих компаний, в которых объём работы постоянно увеличивается.

Обратите внимание, предлагает ли площадка функционал, который пригодится при дальнейшем развитии бизнеса. Например, в Трекере есть рабочие доски Канбан и Скрам, диаграммы Ганта. Когда компании понадобятся дополнительные функции, их можно будет сразу подключить к работе.

Когда поток задач вырастет, команде пригодятся инструменты автоматизации: шаблоны, макросы или встроенный искусственный интеллект. Сейчас их внедряют во многие инструменты для бизнеса. Так, в Яндекс Трекере есть шаблоны типовых задач. Сервис умеет автоматически выполнять некоторые действия — например, обновлять задачи, которые соответствуют условиям фильтра. Ещё одна полезная функция — автозаполнения для виджетов и других объектов.

Интеграция с другими сервисами

Опция позволяет объединить возможности разных площадок в одну экосистему. В процессе работы сотрудникам не надо переключаться между сторонними чатами, планировщиками задач и файлообменниками.

Например, Яндекс Трекер входит в онлайн-офис Яндекс 360 для бизнеса вместе с Почтой, Календарём, Диском, Телемостом, Документами, Мессенджером, Формами и Wiki. Все инструменты связаны общими сценариями использования. Например, сотрудники могут заполнять заявки на обслуживание в Формах, и они автоматически будут появляться в виде задач в Трекере. Или можно в Календаре запланировать созвон и сразу получить ссылку на встречу в Телемосте. О том, как использовать облачные сервисы Яндекс 360 для бизнеса по максимуму, читайте в статье.

Инструменты для совместной работы

Разрозненные инструменты усложняют общение между коллегами. Например, если кто-то задаёт вопрос по задаче, приходится искать её в переписке и документах — это отнимает много времени и раздражает.

Для эффективной работы команде важно обмениваться документами, прикреплять файлы, оставлять комментарии и вести переписку внутри одного сервиса. Именно так устроена работа в Трекере. Информация и документы по задаче хранятся в одной форме (тикете), где и происходит общение. Переписку можно начать прямо в задаче, и там же она и сохранится — это поможет собеседникам быстро сориентироваться, о чём идёт речь.

Возможность создания информационной базы

База знаний — это онлайн-библиотека с информацией о компании и её продуктах. Данные собирают в статьи, документы, видео, чтобы помочь сотрудникам и клиентам.

В базе знаний находятся полезные материалы, которые новые работники осваивают самостоятельно. Это экономит время HR-специалистов и помогает наладить коммуникацию внутри команды. Чтобы решить проблему, можно обратиться к инструкции или скрипту, а не отвлекать коллег.

Самый простой способ создать базу знаний — использовать Яндекс Документы. Сервис позволяет создавать и редактировать страницы, добавлять картинки и таблицы. Для удобной навигации можно добавить блок «Оглавление» в начало документа — он автоматически соберёт ссылки на все разделы.

Трекер интегрируется с Яндекс Документами, поэтому можно автоматически прикреплять статьи из базы знаний к задачам и тикетам. Это ускоряет доступ к нужной информации, особенно для новых сотрудников, и упрощает работу команды.

Как база знаний помогает улучшить клиентский сервис и сократить затраты на поддержку

Инструменты для аналитики

Инструменты аналитики помогают оценить эффективность работы сотрудников, подразделений, компании в целом в разные периоды. Отчёты, таблицы и другие форматы делают процессы прозрачными, руководитель может оперативно контролировать ситуацию и вносить изменения.

В Трекере есть наглядные дашборды с виджетами. Это небольшие карточки с полезной информацией — таблицами, графиками, заметками. Данные на дашборде обновляются автоматически. С инструментом важная аналитика по процессам всегда находится под рукой.

Гостевой доступ для подрядчиков

Возможность приглашать сторонних исполнителей без их регистрации на платформе экономит время. Например, в Трекере пользователи работают с проектами в зависимости от своих прав доступа: «Читатели» могут только просматривать задачи, а «Администраторы» — редактировать их и управлять другими пользователями.

Если в вашей организации есть несколько групп пользователей, которые должны работать изолированно друг от друга, вы можете задать для каждого из них настройки видимости. Для этого нужно перейти в раздел «Администрирование». Подробнее о том, как настроить Трекер, читайте в статье.

Как выбрать сервис для себя

Шаг 1. Проанализируйте потребности и задачи бизнеса. Определите основные проблемы компании и те, которые можно отложить. Узнайте у сотрудников, что мешает их работе, чтобы понять, какие процессы нуждаются в улучшении.

Учитывайте мнения всех: от рядовых сотрудников до руководителей. Их взгляды на одни и те же проблемы часто различаются. Например, руководитель видит, что обработка заявок идёт медленно, а менеджер объясняет это разрозненной клиентской базой или большим объёмом бумажной работы.

Для сбора данных используйте Яндекс Формы. Сервис позволяет создать опрос, разослать ссылку сотрудникам и анализировать ответы прямо в системе.

Шаг 2. Определите нужный функционал. Из потребностей бизнеса можно понять, какие инструменты для постановки задач и контроля их выполнения нужны команде. Для качественной работы понадобятся календарь, заметки, а также набор базовых функций: интеграция с популярными приложениями, аналитика и возможность вести сразу несколько проектов.

Шаг 3. Проверьте уровень безопасности. Ваши данные должны быть надёжно защищены от утечек. На внутреннем уровне понадобится возможность настраивать доступы для сотрудников.

В современных условиях надёжнее выбирать российские сервисы, которые работают вне зависимости от мировых тенденций. Так, все данные в Яндекс Трекере хранятся на территории России с учётом законодательных требований.

Шаг 4. Узнайте, есть ли служба поддержки и обучение. При выборе сервиса важно оценить работу службы поддержки и её отзывчивость. Хорошо, если сервис предоставляет обучающие материалы — гайды, инструкции — и своевременно сообщает об обновлениях. Это упрощает решение рабочих вопросов.

В Яндекс Трекере можно связаться с поддержкой через чат или электронную почту. Команда Яндекс 360 для бизнеса также помогает при миграции с других платформ и проводит вебинары о настройках и обновлениях.

Шаг 5. Подведите итоги. Чтобы выбрать эффективный инструмент для планирования и контроля задач, удобно собрать все плюсы и минусы в таблицу. Для этого подойдут Яндекс Таблицы — понятная аналитика поможет объективно оценить площадки. Готовую таблицу легко расшарить коллегам, настроить доступы на просмотр или редактирование. Так получится более предметно обсудить возможные варианты.

Коротко о том, как выбрать сервис для планирования и контроля задач

• Определите, чего сейчас не хватает бизнесу, какие потребности не закрыты.
• При выборе функционала ориентируйтесь на боли, но проверьте, что площадка предоставляет базово необходимые функции: группирование задач, теги, фильтры.
• Узнайте, в какой стране находятся серверы провайдера услуг. Безопаснее, если в России.
• Выбирайте сервис с отзывчивой службой поддержки и большим количеством обучающих материалов.
• Чтобы обсудить варианты с коллегами, удобно оформить итоговую аналитику в Яндекс Таблицах.