В офисе и онлайн: как организовать совместную работу с файлами в сервисах Яндекс 360 для бизнеса

Диск и Документы — сервисы Яндекс 360 для бизнеса, которые позволяют делиться файлами и папками с коллегами, настраивать уровни доступа для разных пользователей и совместно редактировать содержание. Документы хранятся в облачном хранилище — по ссылке их можно открыть на любом устройстве.

Как поделиться файлом или папкой на Диске

Функция нужна, чтобы открыть доступ к файлу или папке для просмотра. Удобно, чтобы, например, поделиться с коллегами референсами по проекту или разослать презентацию перед планёркой.

Когда вы делитесь файлом или папкой, ссылку на них можно разместить в рабочем чате или отправить по электронной почте.

Листайте карточки, чтобы узнать, как поделиться папкой или файлом.

Пользователи Яндекс 360 для бизнеса с тарифами «Оптимальный» или «Расширенный» могут установить пароль для просмотра и запретить скачивать файлы на компьютер. Ещё можно установить срок действия ссылки, например неделю.

Как открыть общий доступ к папке на Диске

Режим совместного доступа по почте открывается только для папок. Файлы внутри папки может одновременно редактировать сразу несколько человек.

Общий доступ вы можете открыть только пользователям с аккаунтом в Яндексе. Их почты вам нужно указать в настройках. Сервис не формирует ссылку, а отправляет уведомление пользователям, которых вы пригласили.

Например, главный бухгалтер создаёт папку «Отчёты», перемещает в неё таблицы с данными и открывает доступ всей бухгалтерии.

Есть два уровня доступа к папкам:

• Только просмотр. В папке нельзя изменять файлы и добавлять новые. Только просматривать и скачивать.
• Полный доступ. В папку можно загружать файлы и менять существующие: переименовывать, совместно редактировать документы на Яндекс Диске и удалять.

Листайте карточки, чтобы посмотреть инструкцию, как открыть доступ к папке.

Совместный доступ отключится, если вы удалите папку, для которой он открыт, или переместите её в другую закрытую папку. Ещё его можно отключить вручную.

Как сделать документ с общим доступом

Чтобы с документом, презентацией или таблицей могли работать до 40 пользователей одновременно, нужно настроить доступ. Делается это со стартовой страницы Яндекс Документов:

1. Выберите документ, к которому хотите открыть доступ, и нажмите на него правой кнопкой мыши. Откроется контекстное меню. Выберите «Настроить доступ» и в открывшемся окне установите права на просмотр или редактирование.
2. Скопируйте ссылку на файл и отправьте её коллегам. Либо покажите QR-код документа для считывания смартфоном.

Есть два режима совместного редактирования — «Быстрый» и «Строгий». Первый ничем не отличается от работы в одиночку. Все изменения сохраняются сразу, как только пользователь их вносит. Изменения сразу видят все участники. А вот «Строгий» режим требует нажатия кнопки «Сохранить» в левом верхнем углу редактора, чтобы результат работы одного человека стал виден остальным.

Чтобы установить режим, перейдите на вкладку «Совместная работа» в редакторе документов, таблиц или презентаций. Нажмите «Режим совместного редактирования» и выберите «Быстрый» или «Строгий».

Основное: как настроить совместную работу с Диском и Документами

• Как поделиться файлом или папкой на Диске: щёлкните правой кнопкой мыши по файлу → в появившемся меню выберите «Поделиться» → нажмите на кнопку «Скопировать ссылку» → отправьте ссылку в письме или сообщении.
• Как открыть общий доступ к папке на Диске: щёлкните правой кнопкой мыши на папку → в появившемся меню выберите «Настроить доступ» → укажите почты пользователей, которым вы даёте доступ → выберите для каждого уровень доступа → нажмите «Пригласить» напротив каждого пользователя.
• Как создать документ онлайн с общим доступом: нажмите на документ правой кнопкой мыши → в открывшемся меню выберите «Настроить доступ» → установите права на просмотр или редактирование. Отправьте ссылку на файл на почту коллегам или покажите им QR-код документа.
• В Документах есть два режима совместного редактирования: изменения фиксируются в режиме реального времени или после нажатия кнопки «Сохранить».

Подробнее о том, как организовать удалённую работу сотрудников, читайте в статье.